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業務形態に合わせたシステム構築が決め手 丁寧・迅速なサポート体制に大満足

明治30年の創業以来、理化学機器・分析機器から、環境試験機器・試験研究設備まで幅広く取り扱う、京都理化学器械株式会社(以下、同社)さま。理系大学の研究室や食品・医薬をはじめ様々な企業の開発部署・品質管理部門など、さまざまな現場で同社の販売する製品が使われています。

100年以上の歴史を持つ同社は、創業当時は医療器・医療ガラス器具を柱として事業を進めていましたが、昭和10年代に入り理化学部門を設置し理化学専門商社としての道を歩みました。戦後昭和30年代後半からの高度成長期に入り各企業が開発する製品の多様化に伴い、環境試験や分析が重要になり検査機器や製造機器の需要が増えたことで、理化学機器業界もまた大きく拡がっていきました。
このころから同業他社との競争は厳しく、また近年では医療品メーカーなど他業界からの参入業者も増え、変化の激しい業界となりましたが、その中で同社は、積極的な設備投資と人材育成に力を注ぐことでユーザーのニーズに合ったサービスを行ない、現在では自社ブランドの開発販売も行なうメーカーとしての力も備えています。

そんな同社が、業務の要となる販売管理を根本から改善するために選択したシステムが、内田洋行ITソリューションズ(以下、ITS)の「スーパーカクテルデュオ販売」でした。
この事例では、新たな販売管理システムの導入当時の状況から、その後のカスタマイズに至るまでを追い、その効果についてお話しいただくとともに、今後の展開についてもお聞きしました。

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  • 受発注・仕入れから請求までトータルで管理できる、業務形態に合った販売管理システムの導入
  • 在庫の把握、売掛金の管理

導入の背景

『しっかりサポートをしてくれる地場企業を探していた』
-新たな販売管理システムの導入を検討されていた当時のお話をお聞かせください。 -

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専務取締役 小西 敏様

「スーパーカクテルデュオ販売」を導入するまで、他社のオリジナル販売管理ソフトを使っていたんですが、このソフトが故障やエラーが多くて毎日のように修理の依頼を出していたんです。

ところがこの会社のサポート体制も問題で、たった2人でやられていたので、なにかあったときに別件で出払っていて対応してもらえないことも多かったんです。会社の所在地も大阪ですぐには来られないし、その間はもちろん当社の業務は停まっていますから、遅くまで仕事が進まないことも多々ありました。

そんなこともあって、販売管理システムを新しくするにあたっては、地元京都にオフィスがあって導入後のフォローもしっかりしてくれる会社が重要だと思っていました。
ITS(当時「ウエダコンピュータシステム」)さんはずっと地場でやってこられた会社としてよく知っていましたし、ウエダという名前は京都では有名ですからね。お願いするときも最初から信頼感がありました。

導入のポイント

『受発注・仕入れから請求までの業務をトータルで管理できることが重要だった』
-「スーパーカクテルデュオ販売」の導入について、重視したポイントは何ですか?-

以前は、受発注から仕入れ、請求までそれぞれの業務がバラバラで動いていたんです。機能自体はそれまで使っていたシステムに入っていたんですが、プログラムに問題があったようで、複数の業務を同時に走らせるとエラーが出て動かなくなったり。これが業務の効率を著しく下げていると考えていたんですが、その原因がオーダーによる継ぎ足し構築にあると感じていたので、新しく導入するシステムはパッケージにしようと思っていました。
ある程度、業務に合わせたカスタマイズは必要だと思ってはいましたが、動作的に信頼できるパッケージにこだわりました。

ITSさんとは導入決定の前から何度も打ち合わせを行ない、デモを見せてもらいました。
不良在庫の把握、売掛金の管理がそれまでまったく出来ていなかったことも当時の大きな課題だったので、最終的に、
・最初の受注管理時に入力したナンバーで発注・出荷まで管理できること
・在庫管理と売掛管理の機能が当社の業務にマッチしていること
を評価して、2000年の8月に導入を決定させてもらいました。

それから構築を始めていただき翌年4月から利用を開始しましたが、稼働後のサポートにも満足しています。なにかあったときの対応が早いので、それだけでも今までと全然違いますしね。

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営業部営業2課課長 山田 雅昭様

導入後の効果

『カスタマイズ対応で、より当社の業務にマッチしたシステムに』
-「スーパーカクテルデュオ販売」の導入効果はいかがですか?-

まず、早く帰れるようになりましたね。これは「スーパーカクテルデュオ販売」を導入したことによる入力業務の効率化と、サポートが良くなったことの両方で、という意味です。人件費の面でも、業務管理部門の人員が7名から5名になりましたが、充分対応できていますから、大きな削減につながっています。

販売管理データを利用して統計が取れるようになったので、これも活用しています。今は営業担当者が自分で担当先ごとにデータを加工して販促などに使っていますよ。以前はそんなことも出来ていなかったですから、これも大きな業務改善のひとつと言えます。

2012年には支払業務を重点ポイントに置いたカスタマイズを行ないました。それまでは別の業務用システムを使っていたのですが、「スーパーカクテルデュオ販売」内で行なえるようにしたことで、効率が大きく上がりました。データを目で見ての入力作業に2日ほどかかっていた業務が、1日かからなくなったんですから大変な改善です。
なにか不満や不具合をITSさんに伝えて直して…というより、システムを使っていく中で感じたことをITSさんに伝えることで、より当社の業務に合うものを一緒に作っていく、という意識ですね。

今後の展開

『自社製品の販売を開始。修理サポートを準備中です』
-京都理化学器械様の今後の展望と、ITSに期待することをお聞かせください。-

当社では2011年から自社製品を開発し市場へ投入しています。理化学機器業界においてメーカー直販が強くなっている今、当社のような商社が自社製品を開発し販売やOEM供給を行なっていくことは大変重要なことなんです。
専門分野向けの製品はもちろんですが、一般家庭にも入って行けるようなものを作れないか、ということも考えています。たとえば震災で原発の問題が出たときに、原子力発電所や学校教材として使われるようなガイガーカウンターが一般層でも注目されるようになりましたよね。そうやって、なにかのきっかけがあって世の中が変わるようなときに、当社がなにが出来るのか、と考えていく必要があると思います。

また、新たに自社製品やメーカー品の修理部門を準備中です。高額の費用がかかるメーカー品の修理を当社でサポートすることが出来れば、お客様に喜んでもらえるのではないかと思います。現在はスタッフ育成中で、この部門が本格的に機能するようになれば、当社の大きな強みとして営業活動に活かせるはずだと考えています。

このようにして新たな業務を始めれば、それにともなう例えば年間保守費用や定期請求の管理といった部分で
「スーパーカクテルデュオ販売」を活用していくことになるだろうと思います。そうやって新しいことに挑戦し変化していく中で、
ITSさんとはぜひ、いっしょに成長していけるような関係でありたいですね。


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ユーザー様プロフィール

代表者 代表取締役社長 高橋啓介
創業 明治30年(1897年)6月1日
事業内容 理化学用器械器具及び計量器の販売
理化学試験、研究室設備用器材の販売
医療器械器具及光学器械、精密機器の販売
資本金 3,000万円(平成17年9月現在)
ウェブサイト http://www.kyotorika.co.jp/別画面にて開きます

2013年5月取材(記載内容は取材時の情報です)