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信頼できるパートナーとベストなソリューション ICT導入で成し遂げる業務改革

松井金属工業株式会社(以下、同社)さまは、京都・滋賀・舞鶴の3拠点で建築資材を取り扱う卸売業です。

昭和23年の創業当時、釘の仕入れから始まった同社の取り扱い品目は、次第に針金・トタン(屋根材)と広がってゆき、今では「セメント・木材以外のすべての建築材料」と非常に幅広い資材を取り扱うようになりました。さらに、京都で随一と言われる規模の成型機械設備を持つ舞鶴営業所の金属加工工場ではオーダーに合わせた特注品にも対応し、現在では建物作りのトータルサポートを得意としています。

顧客に信頼されるパートナーの立場に立つことを最も重視する同社が、ICT導入のパートナーに選んだのが内田洋行ITソリューションズ(以下、ITS)。販売管理システム「スーパーカクテルデュオ販売」の導入から始まり、インフラの整備や複合機、封入封緘機の導入に至るまで、信頼関係を築きながら社内システムの改革に取り組んだ過程をご覧ください。

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  • 販売管理システムの刷新を機に、各拠点の役割を明確にしたい
  • 通信コストや手作業による業務のコストなどを、最適な手段で削減したい

導入の背景

『具体的な改善策の提示が決め手』

-「スーパーカクテルデュオ販売」の導入当時についてお聞かせください。-

当社は元々、コンピュータ機器の導入自体に前向きでした。先代の社長(松井一雄・現取締役会長)の頃から便利なものであれば業務に積極的に使っていこうという姿勢があり、早いうちからオフコンを使っていました。
一般的にこの業界はなかなかIT化が進まないという印象があるようですが、当時は景気も良かったですし、新しいものを取り入れる意識が他社より強かったのかもしれません。

販売管理システムも早くから使っていましたが、新たなシステムに入れ替えるにあたり、「スーパーカクテルデュオ販売」のインターフェイス(入力画面)がそれまで使っていたものに近く使い勝手がよさそうで、これまでの業務経験を継承できると感じたので提案を受けることにしました。

システムの選定にあたって、当社の業務の中で重要項目である金属加工の取り扱いを相談したところ、スーパーカクテルの食品加工管理の機能を流用すれば充分対応できる、という具体的な解決策をITSさんから提示していただけたので、採用に踏み切りました

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導入のポイント

『人と人との信頼関係がなにより大事 ITSは大切なパートナー』

-販売管理システムを始め、弊社の様々なご提案をご採用いただいているポイントは何ですか?-

業務的な改善策やインターフェイスのことはもちろん重要な判断材料だったのですが、ITSさんの商売に対する姿勢に共感するところが大きかったと思います。

商売について常に当社が大事に考えていることなのですが、注文のお電話をいただくお客様はいつも、「困っているから」「必要だから」電話をくださるわけです。それに対して、「それは出来ない」「時間がかかる」という答えを返すのは、商売の基本としておかしい。どうすれば解決できるか、どういうご対応ならできるのかを提示しながら、いっしょに考えることが大事だと思っています。
これと同じ姿勢がITSの担当さんにはあると感じました。

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一番最初のシステム稼働までは、打ち合わせや仕様確認等にとても時間がかかったのですが、営業担当やシステム構築担当の方は嫌な顔一つ見せずに、ひとつひとつ話をしながら一緒に解決してくれました。また、各営業所へも実際に行ってもらい、説明や指導をしてくれたのです。急な対応や相談にも一生懸命取り組んでいただき、当社の業務を理解したうえでシステムを構築していこうという姿勢を見せていただけたのが、本当に嬉しかったんです。

お金で買える物というのは、どこで買っても値段やサービスにそんなに大きな差は無いんですよ。それよりも「誰から」買うかということが大きく関わってきます。その人といっしょに仕事がしたい、相談をしたい、という気持ちになるかどうかが大切なんですね。「この人だから提案を聞きたい」「物が買いたい」という人間関係を築くことがすべてだと考えていますので、それは当社でも大事にして、心して取り組んでいかなければ、と思っています。

そんな姿勢を見せていただけたから、信頼関係が築かれ、なんでも相談しようという気になれました。今は、当社にとってITSさんは大切なパートナーだと思っています。

導入後の効果

『業務システムから社内環境の改善まで…どの施策も大きな効果を生んでいます』

-「スーパーカクテルデュオ販売」を導入した効果はいかがですか?-

導入当初からの希望で、スーパーカクテルにログインするIDを営業所ごとで分けて用意してもらいました
こうして各拠点の数字を自分たちで間違いなく入力することで、独立採算とまではいかないまでも、責任感を持たせたかったのです。

各営業所ごとに予算を決めて目標に沿って動いているので、それぞれの結果がきちんと出るようになり、目的意識やコスト面にも目が行くような、経営者目線に近いものを各所で持って欲しいという希望があります。

また、以前はある一定の期間(数日単位)ごとに各営業所から送られてくる情報をバッチ処理で管理していたので、リアルタイムでの数値は捉えられていませんでした。今ではそれぞれの営業所が入力した情報がその都度反映され早くつかめるようになったので、経営戦略の面で見ても大きな改善になっています

-業務システムの他に採用されたご提案の効果はいかがですか?-

当社の業務について、何か気になる部分が出てくると、ITSさんに「こんなことがしたい」と相談をし、そこからある程度の時間をかけて具体的な解決方法を練っていくので、常に検討中の案件が何本も同時に進行している状態です。それらを、投資に見合う効果が出るベストなタイミングを計って導入していくので、それぞれの案件は別々ではなく、すべて意識の中でつながっているというイメージです。

タイミングを計る、ということでは本当にITSの営業担当さんには助けていただいていますね。業務的に問題のないタイミングというのもあれば、パソコンのOSサポートのタイミングなど、ありとあらゆるタイミングを計って、かつ費用面でもメーカーとの交渉まで済ませたうえで提案してくれます。

たとえば現在(2014年3月末)、世間ではWindowsXPのサポート終了や消費税改正への対応で混乱が見られますが、当社はITSさんと相談して早い時期に対応済みですので、現在まったく影響がありません

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-業務システムのサポート以外で特に効果が出ているソリューションはなんですか?-

拠点ごとの役割分担を最適化したことで、本社や各営業所との間でやりとりが頻繁に行われるようになり、インフラ周りの見直しをしました。
全拠点の電話を内線で話せるように入れ替えたので、初期投資は大きくなりましたが、通信コストを以前と比べて最大で半額近くまで抑えることが出来ました。さらに印刷やFAXのコストについても見直しを図り、富士ゼロックスの複合機を導入しました。

また、請求書の発送作業のために封緘・封入機を導入しました

以前は各営業所で行なっていた発送作業を、業務の最適化に伴い京都本社が行なうことになったのですが、事務員は他にも業務があるので、私たち二人(社長と専務)で引き受けることにしたのです。

本来なら私たちは経営戦略の検討など他にも時間をかけるべき業務があると頭で分かってはいたのですが、他に任せることもできませんでした。日中は集中出来ないので、通常の業務が終わった後で二人して印刷物を折って封筒に入れ、糊付けして切手を貼る…という手作業を、一ヶ月のうち数日間、夜中までかかって行なっていました。

たまたま昨年(2013年)に参加したITSさんのセミナーで封入機を紹介され、「こんなに便利なものがあるのか」と驚き、価格も想像したより安価でしたので、すぐに導入しました。さらに当時まだ有効活用できているとは言えなかった複合機を富士ゼロックスに調整してもらい、封入する請求書等を普通紙で印刷できるようになったので、専用用紙での印刷にかかっていたコストもカットできました

このように、それぞれの改善策はどれも個別のものではなくて、すべて繋がっており、お互いの改善が影響し合って、良い結果を生んでいると感じています。
毎月3~4日かかっていた請求作業が、数時間で完了するようになり、その時間を他の事に回せるようになりました。気持ちにも余裕が生まれましたし、この封緘・封入機は本当におすすめできます。

これもひとつの業務の最適化ですね。あのとき紹介されていなかったら、いまでも手作業で何日もかけて請求作業をしていたと思います。

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今後の展開

『当社の事情を理解したうえでベストな提案をしてくれるので、頼りにしています』

-松井金属工業さまの今後の展開と、ITSに期待することをお聞かせください。-

この10年間で、私たちはいろいろな改革を行なってきました。それまでの古い仕事のやり方をひとつひとつ変え、営業所ごとに統一性がなかった業務方法や権限を見直してきました。
社長の元でひとつの組織としてベクトルを1本にするため、さまざまな改革を行なっていくなかで、従来のやり方や風習と違うことが原因でうまくいかない時もあります。しかし、社員の意識も少しずつ変わってきているし、世の中も変わっていきますから、今は変化の過渡期であり、今後10年20年続けていくために、今こそ変わっていくべき時期だと思っています。

そんな苦労の中で、改革に必要な部分でITを導入していくにあたり、ITSさんには本当に助けていただいています。ITの分野では分からないことが多いので、いろいろと教えてもらっているし、頼りにしています。

たとえば、業務システムの改善やインフラの整備ときて、各拠点間のコミュニケーションが活発になってくると、次の改善策として遠方同士で会議が出来るテレビ会議やウェブ会議の導入という考え方がありますよね。
移動コストの削減など、良い部分が多いのも分かっていますが、当社の場合はまず、社内の体制から変えていかなければいけないと思っています。コンピューターを使うのが苦手な従業員もいる中で、新たな機器やシステムをストレスなく導入し活用していくための準備や教育の期間は必要だと思いますから。ITSさんはそういう事情やコスト面も理解したうえで、当社にとって今、何がベストなのかということを判断して提案をしてくれます

ITSさんが開催するセミナーや展示会などにも、当社に活かせそうなものが取り上げられていれば、積極的に参加するようにしています。
期待していますので、これからもよろしくお願いします。


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ユーザー様プロフィール

会社名 松井金属工業株式会社
創立 昭和23年8月9日
代表取締役社長 松井 健治
従業員数 26名
資本金 2,000万円
取扱品目 建築に必要な全ての資材(基礎から屋根まで)
建物の屋根材・壁面の成型加工及び販売
ウェブサイト http://matsui-kinzoku.co.jp/別画面にて開きます

2014年3月取材(記載内容は取材時の情報です)