case_mitsui-bussan1

書類様式の統一による効率化と内部統制を同時に実現!

「企業倫理の遵守」「オープンでフェア」「社会への貢献」を基本姿勢に掲げている三井物産テクノプロダクツ株式会社(以下、同社)さま。三井物産グループの一員として、高い志をもって「安全」「環境」「健康」「快適」をキーワードに豊かな生活環境づくりに貢献できる企業を目指す中で、今回業務システムを導入するにあたり強く意識されたのが『内部統制』でした。いくつもの業務システムを検討したなかで「Usolia貿易業向けシステム(VPort Super)」を選択していただいたポイントはなんだったのでしょうか。

case_mitsui-bussan2

r_mark

  • 陳腐化した既存のシステムに替わる業務システムの早急な導入
  • 内部統制のレベルを上げる
  • 膨大な数になっていた書類様式の削減・簡素化で効率を上げる

導入の背景

-業務システムの見直しの背景には、どのような課題があったのですか?-

当社は貿易業務を行っておりますが、船積書類作成システムが年数も経ち陳腐化していたため、新たなシステムを導入すべく、各社の製品検証を開始しました。
それまで使っていたものはワード的に「なんでも、何処にでも入力できる」ものであり、海外取引先の要求に応じて様々な様式の書類が作成されていましたので、新たなシステムの導入により一定の統制レベルを維持し、書類様式の削減・簡素化を目指しました。

親会社である三井物産からも内部統制のレベルを上げることを求められており、何としてもクリアしなければならない事情もありました。

case_mitsui-bussan3

代表取締役社長
野々村 哲雄様

導入のポイント

-「書式の削減・統一」が大きなキーワードですが、現場の反応はいかがでしたか?-

作成する人によって異なる様式の書類が作れてしまうという問題が有りましたので、画一的で統制の効いたシステムの導入を目指していました。

導入検討の段階で何度も打合せやデモンストレーションの時間を設けることが出来たのが良かったと思います。
当社の書類作成をやっているスタッフにもデモンストレーションに参加して貰い、実際に入力していく作業も経験できたことは効果的でした。

case_mitsui-bussan4

(左)業務統括本部 石井 正吉様
(右)業務統括本部 井上 秀雄様

case_mitsui-bussan5

業務統括本部 副本部長
西口 理一様

現行システムからの変更に対しては戸惑いがあるのは当然ですので、実際に使う人間の納得感を得ることを重視していました。

また、ITSの営業担当・技術担当の方が非常に熱心に対応して下さったことも印象的でしたね。
信頼関係を築けたという意味で、お任せして大丈夫だな、と思うことが出来ました。納得がいくまで何度も時間を取って頂いたところに熱意を感じました。ビジネスの基本を改めて教えて頂いたように思います。

導入後の効果

ー「VPortSuper」の導入によって、課題はクリアできましたか?ー

2011年3月にITSさんとのお話が始まり、当初は翌年の1月~2月が本稼働の目標でしたが、書類作成担当者から比較的書類作成件数が少ない時期の導入を求められたため、スケジュールを前倒し11月上旬に本稼働する事が出来ました。
特に技術担当の方には何度も出向いて頂いたお蔭で、業務のピークを迎えるまでに導入ができとても助かりました。

今回は、INVOICEやPACKING LIST、C/O以外の書類を作る為に「専用ドキュメント作成オプション」を導入しました。導入前は入力方法等に不安が有りましたが、実際に出来上がってくると、INVOICEから主要なデータが専用ドキュメントにきちんと転記され、問題なく使えています。
「ドキュメント承認システム」も今回新たに導入し、書類の作成者と承認者を分けて職務の分離を行いました。書類作成の部分でも統制機能を付与する事ができ、非常に有効だったと思います。

今後の展開

-今後はどんな展開をお考えですか?-

これから新しい基幹システムや営業支援システムの導入を検討しています。
導入を機に各システム間の連携を構築し、業務の効率化とデータの正確性を高めていきたいと思っています。
今後、どのようなシステムを採用していくかは三井物産の方針もありますが、IT技術について相談をしようというときには、真っ先にITSさんの名前が挙がってくるほど信頼関係が築けました。ここ数年は周辺システムで替えていく所が多分にあるので、そこでもITSさんのアイデアをいただきたいですね。


sc

ユーザー様プロフィール

代表者 代表取締役社長 野々村 哲雄
資本金 1億円
会社創立 1988年11月1日
社員数 93名(2012年2月現在)
事業内容 機能資材、機能テキスタイル、
産業資材の輸出・輸入・外国間・国内取引
ウェブサイト http://www.mitsuibussan-technoproducts.com/別画面にて開きます

2012年3月取材(記載内容は取材時の情報です)