UC＋ドキュメント活用事例ご紹介～内田洋行ITソリューションズの電子帳簿保存法対応～

case 01

内田洋行ITソリューションズ

UC＋ドキュメント活用事例ご紹介～内田洋行ITソリューションズの電子帳簿保存法対応～

課題と背景

　電子帳簿保存法（以下、電帳法）の改正により、2024年1月から電子取引における電子データ保存が義務化されました。

　業務の効率化やコスト削減、働き方改革の実現などのメリットがあるといわれていますが、対応のために業務フローを変更しなければならないことへの抵抗感や新たにシステムを導入する必要が出るなどの課題もあるため、なかなか対応が進まないという現状も垣間見えてきました。

　そんな中、内田洋行ITソリューションズ（以下、ITS）も例に漏れず対応が必要になりました。従来は紙で管理していた書類について、ITSではどのように電子帳簿保存法に対応しているのか、経理担当のスタッフに話を聞きました。

電帳法対応の準備は2022年から

　ITSでは基本的に紙ベースで業務を行っているため、電子請求書であっても一度印刷しています。

　電帳法への対応準備としては、請求書から対応することに決定しました。それまでは電子データで送られてきた請求書であっても印刷して、ファイルに綴じて保管をしていましたが、2年間の宥恕期間中に、電子請求書をMicrosoft SharePointにアップロードする運用を開始しました。その後、インボイス制度への対応が済んだ後に、電帳法対応への本格的な検討に入りました。

　対応にあたっては、自社で開発しているUC＋（ユクタス）ドキュメントの利用を前提とし、それまでの運用をあまり変えないようにすることを意識しました。また、電帳法への対応だけを目的とするのではなく、DX化の一つの手段として新たなツールの導入と業務内容の見直しを行っています。SharePointからUC＋ドキュメントに自動で連携させるために開発部隊と打ち合わせを重ねて仕組みを構築し、その後、運用を開始して軌道に乗せました。

基幹システムと連携する文書管理システム。電帳法の法的要件を簡単にクリア。

電帳法に対応してメリットやデメリットはあったのか

　運用を始めてから、問い合わせ対応や監査対応などで過去の請求書を探す時間が削減されています。紙で保管していた請求書分の保管スペースも減らすことができるようになるので保管にかかるコストも削減できました。また、保存場所や請求書の名付けルールが統一されたため、管理が楽になりました。

　SharePointにアップロードされた電子請求書はUC＋ドキュメントに自動的に流れるため、日常業務では今までの運用を変えることなく対応できていることもメリットになっていて、今のところデメリットは感じていません。紙保管から電子保管になった当初はスタッフにも抵抗感があったものの、段階的に業務の見直しをしてきたことがここで効果を発揮しているようです。

　今までは出勤しなければ処理できなかった作業も在宅で行えるようになり、ペーパーレス化や働き方改革を推進しています。