UC＋ドキュメントとは？
UC＋（ユクタス）ドキュメントは、改正電子帳簿保存法（電帳法）に対応した文書管理システム／ドキュメント管理システム（DMS）です。ERPや基幹システムとシームレスに連携し、法的要件をクリアしつつ、オフィスのペーパーレス化を支援します！
公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証（認証番号：012000-00）」及び「電帳法電子取引ソフト法的要件認証（認証番号：612300-00）」を取得しています。
▶【リリース情報】「UC＋ドキュメント」JIIMA認証「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証（認証番号：012000-00）」を取得しました
文書管理システム「UC＋ドキュメント」の特長
オフィスでの文書管理保管のお悩みを解決します！
Web API連携で基幹システムからファイルアップロードが可能。特別な作業を増やさず、スムーズに対応できます。
電帳法に対応した文書管理機能を搭載。クラウドサービスのため、月額利用料で利用が可能です。
あらゆる紙書類を電子化して保存。日付や取引先など様々な条件で検索できます。
クラウドサービス（SaaS）提供
クラウドサービスのため、自社に環境を構築する必要がなく、月額利用料で利用開始できます。
インターネット環境があれば、テレワーク環境でも利用が可能です。
他システムとのスムーズな連携
Web API連携で、お客さまの既存システムと自動連携が可能です。
連携機能により、基幹システムからの手軽なファイルアップロードが可能です。
電子帳簿保存法対応
国税関係帳簿／書類、電子取引情報を一元管理し、検索機能や履歴管理などの法的要件も満たしています。
「スキャナ保存」と「電子取引」両方の対応が可能です。
電子帳簿保存法改正のポイント
これまで紙媒体で保存する必要があった国税関係帳簿／書類について、一定の要件下で電子データでの保存を認めた法律が電子帳簿保存法（以下、電帳法）です。
2022年の大幅改正では、保存要件が緩和された一方で罰則も設けられ（10％の重加算税）、適正に対応しなければ、大きな損失にも繋がります。
- 「電子取引」のデータ保存対応
- 電子取引における電子データ保存の義務化
電子取引データは電子データのまま保存することが義務化。2024年１月以降、紙に印刷しての保存は認められません。
- 紙で受領した証憑の「スキャナ保存」対応
- スキャナ保存におけるタイムスタンプの付与
事務処理規定を作ることで不要になりますが、書類をスキャンして保存する際にはタイムスタンプ付与が必要になります。
同法の保存要件には難解なものもありますが、法改正に対応したシステムを適切に選んで導入することで、罰則や青色申告承認取り消しなどのリスクを確実に回避できます。
UC+ドキュメントは各種基幹業務システムとシームレスにAPI連携し、電帳法の法的要件をクリアするとともに、業務効率を大幅に向上させます。
電帳法に対応する便利な機能
取引年月日、取引先、取引金額のほか、任意で付けたタグ情報を活用した柔軟な検索が可能です。
UC＋ドキュメントへ文書をアップロードすると、自動でタイムスタンプが付与されます。また、過去に電子化された文書に改ざんがないかどうかを確認する一括検証が可能です。
UC＋ドキュメントはWeb APIでお客さまのシステムと連携が可能です。会計システムで入力した内容を文書管理システム側でそのまま登録することができるため、再度入力する必要はありません。
ユーザーが行った操作履歴を記録するログ機能が備わっており、一覧で確認することができます。誰がいつ操作したかが記録されるため、改ざんや漏洩を防止します。
新機能として“書庫機能”リリース！
「書庫機能」は文書の「保管権限」・「閲覧権限」・「情報変更権限」・「ごみ箱移動権限」を書庫別に設定できる機能です。これにより、書庫に保管された文書に対して、付与された権限に基づく操作制限を設けることが可能になります。
複数部門が同じ保管場所で文書を管理する場合などで、情報漏洩やデータ改ざんなどのリスクを防ぎ、文書のさらなるセキュリティと内部統制の強化に貢献します。
| 保管権限 | 書庫に文書を保管する権限 書庫ごとに文書を保管できるメンバーを制限することで、文書保管におけるミスを防ぎ文書を適切に管理します。 |
|---|---|
| 閲覧権限 | 書庫にある文書を閲覧する権限 重要な文書については特定の権限をもったユーザーのみ表示するように設定することで、情報漏洩を防ぎます。 |
| 情報変更権限 | 書庫にある文書の情報を変更する権限 文書の変更権限を必要な人に制限することで、不用意なデータの改ざんリスクを防ぎます。 |
| ごみ箱移動権限 | 書庫にある文書をごみ箱に移動する権限 削除が可能なユーザーを制限することで不特定多数のユーザーによって誤って文書が削除されるリスクを減らします。 |
例えば、営業部には文書の「保管、閲覧」権限を与え、経理部には文書の「保管、閲覧、情報変更、ごみ箱移動」権限を与えるなど、グループごとに行える操作の制限を設定できます。
意図しないユーザーからの閲覧や情報の変更を制限したい文書を安全に管理することができるようになります。
“UC＋ドキュメント”のカンタン利用法
電帳法対応文書管理システム“UC＋ドキュメント”は、ERPや基幹システムと連携することで、電子データの管理を最大限に効率化します。利用する画面は、使い慣れたERPや基幹システムのそれですので、現場に混乱のない導入が可能。
文書管理で発生するアナログ業務（データ入力、保存先の準備や格納、ファイル検索）を削減し、手作業による人的ミスの防止に役立ちます。
また、オプションとなる電子契約サービス“UC＋ケイヤク”と組み合わせれば、契約書の署名／押印のやりとりもクラウド上の電子データで行うことができるように。さらなる業務効率化が可能です！
4STEP！ UC＋ドキュメント利用の流れ
電子契約対応オプション利用の流れ
導入しやすい柔軟な料金プラン
導入しやすい！ 月額2万円からのプランをご用意
ムダがない！ 従量制で細やかな料金設定。最適なプランを選んでコスト削減
ユーザー数無制限！ データ保存容量の従量制で、利用ユーザー数を気にせず利用可能
“UC＋ドキュメント”カタログダウンロードはこちら
2022年の改正電子帳簿保存法では新たに罰則も設けられており、システム導入による対応は不可欠です。既存のERPシステムと連携できるUC＋ドキュメントなら、法的要件への対応とともにペーパーレス化・業務効率化を図れます。
製品カタログをダウンロードいただけますので、貴社の課題解決にお気軽にご活用ください。
UC＋シリーズとは？
UC＋は、ERPや基幹システムと連携して機能を拡張するクラウド時代のオプションシステムシリーズ。使い慣れた基幹システムのUIを活かしながら、さまざまな課題解決にお役立ていただけます。
UC＋ケイヤクのご紹介
文書管理システム“UC＋ドキュメント”に電子契約オプションサービスが登場！ さらなる業務効率化とコスト削減が可能に！
よくある質問
- QJIIMA認証は取得していますか？
- A 「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証（令和３年改正法令基準）」と「電帳法電子取引ソフト法的要件認証（令和３年改正法令基準）」を取得しています。お客様に電帳法要件確認の負担をかけることなく、最新の法令基準に対応したソフトとしてより安心してご利用いただけます。
- Q電子契約サービスとは連携できますか？
- A電子契約サービス“UC＋ケイヤク”と連携します。電子契約サービスとの連携を利用した契約締結を実現することで、紙と印鑑での作業を排し、契約書の申請から締結・保管までをシステム上で一貫して管理できます。
- Q契約容量をオーバーしたら、保存ができなくなってしまうのでしょうか？
- Aシステムが急に停止することはありませんのでご安心ください。容量オーバーになりそうなときは警告メッセージが表示されますので、担当営業へご相談ください。
- Q利用アカウント（ユーザー）数に制限はありますか？
- AUC＋ドキュメントの価格体系は、容量による従量制となっており、利用アカウント（ユーザー）数は無制限でご利用いただけます。
