導入の背景

毎月500通の請求書を郵送　業務負担軽減のため電子化を模索

当社はこれまで、お取引先さま宛の請求書をすべて郵送していました。その数は、本社から発送するものだけで毎月約500通。締日である毎月1日に請求業務を行うのですが、これに大きな労力がかかっていました。営業所ごとに締めを行い、終わり次第、順次請求書を出力。お取引先さまによっては8～9枚に上るなど、請求書は膨大な量になります。総務部スタッフが総出で作業にあたり、発送準備を終える頃には夜に。なんとか当日中に発送するために、封筒の束を郵便局の夜間窓口まで運ばなければならず、郵便料金値上げの影響もあって郵送費用も膨らんでいました。また、お客さまから「複数の拠点に送付してほしい」「急ぐので速達で送ってほしい」などのご要望もいただくため、それらに応えるために事務作業の時間がとられていました。

転機となったのは2024年。導入していた基幹システムが更新を迎えたタイミングです。せっかく更新するなら、これを機に諸業務の電子化を進めたいと考えましたが、いきなりすべてを変えるのは難しい。請求書の電子化が最も取り組みやすいという結論に至り、かねてお付き合いのあった内田洋行ITソリューションズ（以下、ITS）の担当者に相談しました。

ツールの選定にあたっては、安全性はもちろん、導入までのスピード感、シンプルな機能と操作性を重視していました。まずは請求書の電子化を速やかに実現したかったので、余分な機能は不要。なおかつ、お取引先さまに手間を取らせない、使いやすいツールであることが不可欠でした。そうした条件に合致していたのが、ITSに紹介いただいたAirRepo。費用もリーズナブルで予算に合致しましたし、内田洋行の製品という安心感もあり、導入を決定しました

導入の効果

AirRepoへの移行で、請求業務の負担と郵送費が大幅に減少

導入開始は2025年3月。行楽シーズンを経て最も請求が多くなる5月末に、お客さまへAirRepo移行をご案内したかったので、それまでに環境反映やマスタ設定を終えなければなりませんでした。ITSには、請求書出力やアップロードなど操作レクチャーのほか、初期設定やお客さまへの案内文作成も支援していただき、スムーズに準備が進みました。また、AirRepoはとにかく使い方がシンプルなので、「これなら誰でも使える」と感じましたね。

お客さまへの案内文は、5月末と6月末の2回、請求書に同封。AirRepoへの移行に承諾いただける場合は、メールまたはFAXで返信いただくよう記載しました。お客さまにとってAirRepoは、ID登録やログインなどの手間がないのがメリット。メール配信はURLをクリックするだけです。請求書の書式も今までと変わりませんし、内田洋行というブランドもあるのでお客さまに説明しやすく、納得もしていただきやすかったと思います。おかげで、約230のお取引先さまから移行の承諾をいただくことができました。

AirRepoの稼働がスタートしてからは請求業務の負担が大幅に減少。1～2名でこなせるようになり、郵送準備を含めても17:30までに終わります。最寄りポストの最終収集時間に間に合うので、郵便局の夜間窓口を使うこともなくなりました。また、これまで請求書の枚数が多かったり、速達が必要だったお取引先さまの多くにAirRepoへ移行いただいたこともあり、郵送費用の削減効果も如実に表れました。これまで複数の拠点に請求書を郵送していた先も、AirRepoならメールアドレスを登録するだけで各拠点へ即時配信されるので、手間が省けました。

メール配信のお客さまに請求書をダウンロードいただけたかを簡単に確認できるのも、AirRepoの気に入っているポイントです。ダウンロードが終わっていない先には、少しメール文面を変えて再度ご案内すればOK。ダウンロード状況が一目でわかる画面なので、「送りっぱなし」にならない点は助かっています。

今後の展望

納品書などでの活用も視野に、取引先へのさらなるAirRepo浸透を図る

こうした成果が得られたのは、ITS担当者のサポートの力も大きいと思っています。昔からのお付き合いですから、土産品業界の状況や当社の業務内容、抱えている課題、目指す方向性について、よく理解してくださっています。そのうえで、当社の将来を考えた提案をいただけるので「ITSに任せれば大丈夫」と信頼しています。また、「ちょっと無理かな」というお願いを含め、親切に対応していただける点も感謝しています。

今後は、再度お客さまにAirRepoへの移行をご案内し、利用を促進していく予定です。今のところお客さまからの苦情もありませんし、「エイコーの請求書はAirRepo」と認識していただければ、イレギュラーな対応も減っていくと思います。今回、請求書の電子化が成功したので、納品書をはじめとした他の文書での活用も進め、さらなる業務効率化につなげていければと考えています。

2025年10月取材

関信越支店　近山 竜

ITS営業担当から

このたび、エイコーさまでは請求書の電子化に向けて AirRepo を導入いただきました。
導入にあたり、最大の課題は「得意先さまのご理解」と「メールアドレスの収集」でした。
この課題に対し、丸山さまの現場力と柔軟な発想が大きな成果を生みました。
具体的には、請求書を郵送する際に電子化への移行案内を同封し、返信方法として メールまたはFAX を選択できるよう工夫されました。
その背景には、得意先さまが受発注にFAXを活用する商習慣があることを踏まえ、FAXでの回答も可能とした点があります。
メールアドレスを記載し、エイコーさまのFAX番号に送信するだけで対応できる仕組みを構築したことで、得意先様に抵抗なくご協力いただけました。
その結果、わずか 2回の案内で200社以上のメールアドレスを収集し、スムーズな電子化を実現しました。
この取り組みは、単なるシステム導入にとどまらず、現場の知恵とお客様理解が融合した成果でございます。
丸山さまをはじめ、エイコーさまの皆さまには心より感謝申し上げます。
今後もさらなる業務効率化とご発展に向け、引き続きご支援してまいります。

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