貿易専門システムと連携し、書類管理も業務も標準化!

電気機械器具卸売業

取扱商品 電子機械部品、電気通信機器
導入システム 貿易業システムVPort、DocuWorks
導入業務 貿易業務、ドキュメント電子化

煩雑な貿易関係の書類。貿易専門のシステムと連携で効率化!

導入前の課題

  • 経理用と貿易業務担当用で同じ書類が2部存在しており、管理が煩雑になっていた。
  • 書類を手作業でファイリングしている為、内容を確認する場合に時間がかかっていた。
  • 貿易業務が個人に依存しており、ドキュメントのフォーマットがバラバラで属人化していた。
  • システムが統一されていないため、書類のコピー&ペーストが多く、ミスが発生していた。

導入後の効果

  • 貿易業務をシステム化する事により無駄な重複入力が減り、業務の改善に繋がった。
    また、転記等によるコピーミスも削減し、業務の信頼性も向上した。
  • システム化により検索性がアップし、お客様からの問合せの対応や社内資料の集計が早くなった。
  • ドキュメントと業務ルールが統一され、属人化した作業が減り異動者や新人への教育コストが削減。

ご提案システム

システムのポイント

 POINT1  紙を印刷する手順で書類を電子化!保存先を選ぶ手間も要りません! 

書類は印刷と同じ手順で電子化が可能。電子化された書類は自動で振り分け。

 POINT2  書類の電子化により、問合せに対する書類の検索が容易になり顧客満足度アップ! 

電子化された書類には必要な検索情報が付与。後から検索が容易にできます。
紙での保管に比べ、お客様からの問合せなど、必要な情報を探し出す時間が大幅短縮。全文検索にも対応。

 POINT3  徹底したコストの把握で経営のスピードアップ! 

INVOICE単位での粗利益算出が可能です。またINVOICE単位での入金予定の確認、通貨別決済方法別に入金確定処理を行ったり、売上計上時と入金時とのレート換算から為替差損益を自動算出も可能。

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