長い間オリジナルの販売管理システムを使っていたのですが、2001年に「スーパーカクテルデュオ販売」へ移行しました。当社は商社ですから、品目によって業務の流れが変わるのですが、このような変化に柔軟に対応できて、なおかつ正確に集計が出来るよう、パッケージでありカスタマイズも可能なソフトとして採用しました。

この当時はまだ貿易のほうは業務のボリュームが大きくありませんでした。貿易業務の担当者がエクセルで管理していたのですが、取扱品目も増えてきていたので、「スーパーカクテルデュオ販売」のバージョンアップとともにシステムの見直しを行なう際に、貿易部門もきちんとシステム化をしようということになったのです。

当初は「貿易業向けシステム(VPort)」の他にも様々なソフトを担当部門が中心になって比較検討しました。しかし他社製のソフトはどれも導入規模が大きくて当社の業務には合いませんでしたし、非常に高額なものばかりでした。
その点で「貿易業向けシステム(VPort)」は当社の業務のボリュームにも合い、コストの面でも満足のいくものだったのです。

やはり「スーパーカクテルデュオ販売」と連携できることが大きいですね。他社製ソフトではうまくいかない部分が多かった販売管理データとの連携が、「貿易業向けシステム(VPort)」では非常にスムーズだったことが大きな理由になっています。

また、実は導入検討の当初は担当部署のほうでシステム導入に積極的ではなかったんです。それまではエクセルで作成したデータを加工して利用していたのですが、システムを導入することでこれまでのようなきめ細やかな管理が出来ないのではないかという懸念があったようです。

そこで、内田洋行ITソリューションズ（ITS）にシステムの導入のメリットやデータの加工についての疑問などを細かく質問しました。もともと当社の業務については深いご理解をいただいていましたが、貿易業務についてもシステムでサポートできる面や運用によって業務に合わせることができる点など、しっかりと提案をしていただけたので、最終的に導入に踏み切ることが出来ました。

「スーパーカクテルデュオ販売」についても、バージョンアップの機会にこちらがそれまで業務で使用してきて出てきた要望や質問を出したのですが、丁寧にヒアリングしていただき、カスタマイズによる対応や運用面での工夫による改善案などをきちんと出していただきました。これも含め総合的な判断として、ITSさんにお任せすることになったのです。

まず「スーパーカクテルデュオ販売」の導入によって、目に見えて省力化されました。

以前は担当者の残業が多く社内でも問題視していたのですが、システム化されたことで業務が非常にスムーズになり残業が大幅に減っています。手形発行システムや会計システムとの連携も行なっており、月末の繁忙時期でも少人数で充分業務を進めて行けるようになりました。機能が豊富でメニューの数も多いのですが、各担当者ごとに使用するメニューは限られており、データ参照なども分かりやすく数字を拾いやすいと感じます。新人が入ってきたときの説明や引継ぎもスムーズですね。

「VPortSuper」も、担当者からINVOICEなどドキュメントの作成など貿易業務に必須の作業も大変使いやすいと聞いています。

経理部の立場からお話しすると、導入前はベテランの社員が部署間の連携部分も担当しており、システムに頼らなくてもうまくいっていたのです。しかしずっと同じ担当者が同じ業務を担当するわけではありませんし、複数の担当者が同じレベルで業務を引き継ぐことができるか不安がありましたが、システム化したことで引継ぎ後も支障なく業務を進めることができ、担当部全体のレベルアップにつながることができました。

とても良いシステムに出会えたと思っています。