誤送信・情報漏えいを防いで安全にファイル共有！ファイル転送サービス活用事例

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内田洋行ITソリューションズ

　　　誤送信・情報漏えいを防いで安全にファイル共有！
　　　ファイル転送サービス活用事例

　日々の業務で取引先とやりとりをする際、ファイルのやり取りはどのようにしていますか？

　一番手軽なのはメールへの添付ですが、近年はマルウェアやウイルス感染のリスク回避のためにメール添付を禁止する企業も増えてきました。しかし、ファイル転送サービスも無料から有償のものまで様々あり、どれを使っていいのか迷ってしまいます。

　内田洋行ITソリューションズではセキュリティと利便性の高いファイル転送サービスを開発し、自社で利用するだけではなく、お客様にご提供しています。今回は内田洋行ITソリューションズがご提供するUC＋ファイルシェアの自社での活用事例をご紹介します。

　内田洋行ITソリューションズでも以前はメールへの添付が主流で、メールに添付できない大きなファイルは電子媒体に保存してやりとりをしていました。場合によっては無料のファイル送信サービスの利用も…？

　その後、メール誤送信対策やセキュリティ対策、電子媒体の紛失リスクの解消のために外部とのやりとりには自社で開発したファイル転送サービス「UC＋（ユクタス）ファイルシェア」を利用しています。

　社内でのファイル共有に関しては、Microsoft SharePointやMicrosoft Teamsも活用しています。

安全かつ高機能な大容量ファイル転送サービス

　UC＋ファイルシェアは企業間でのファイル受け渡しのために開発されました。企業間でのファイル受け渡しの課題となるメール誤送信やウイルス感染、情報漏えいなどのリスクを削減し、安心して利用することができます。

　主な特徴は下記になります。

1．大容量ファイルを一括で送信可能: 最大で12GBまでのファイル、複数ファイルをまとめて送信することができます
2．ファイルから直接共有URLを発行可能: 送信したいファイルから直接共有URLを発行することが可能です。ブラウザを立ち上げる必要がありません
3．共有URL発行後、すぐにメール送信も可能: 今お使いのメールソフトと連携することで、共有URL発行後そのままメールを作成・送信することも可能になります
4．誤送信の防止: 送信用に発行した共有URLは任意のタイミングで無効化することが可能です。誤送信に気付いた時点で共有を停止することができます
5．有効期限の管理: 共有URLには有効期限を設定可能です。アップロードしたファイルも一定期間で自動削除されるため、サーバー上にデータが残りません
6．セキュアなクラウド環境: パブリッククラウドプラットフォームとして、Microsoft Azureを採用。データ容量やアクセス数の増減にも柔軟に対応します

　では、実際にどのようなシーンで使用しているかをご紹介します。

　まずは、社外の取引先へのファイル送信です。日常業務において様々なファイルのやりとりをするため、この用途での利用が一番多くなっています。弊社の社員とやりとりをしたことがある方はダウンロード用の共有URLが入ったメールをご覧いただいたことがあるかもしれません。

　ブラウザからの共有URL発行でも、ファイルから直接の共有URL発行でもどちらでも使えるため、使いやすい方で利用可能です。アップロードしたファイルは管理画面で確認ができるので、ダウンロード期限が切れてしまったファイルを再送する際にどのファイルを送信すれば良かったのかをすぐに確認することもできます。

カンタン・スムーズな共有リンク発行機能

　社内でも利用することがあります。容量が小さいファイルであれば、マイクロソフトのTeamsや共有サーバーを使用しますが、動画など大きなファイルになると容量を圧迫して使い勝手が悪いため、UC＋ファイルシェアを使用しています。

　社員全員が同じサービスを利用することで脆弱性が懸念される無料サービス等の利用機会をなくし、内部統制の強化にもつながっています。

　実際に操作している動画をご用意しましたので是非ご覧ください。

　取引先などの社外とのファイルのやり取りの際には、誤送信やウイルス感染、情報漏えいの対策が必須です。ファイル転送サービスは無料から有償のものまでありますが、利便性だけではなく、セキュリティ対策がしっかりされているものを選択することが重要です。

　内田洋行ITソリューションズが提供する「UC＋ファイルシェア」はファイル共有に必要な機能はもちろん、さらに使い勝手がよくなる機能を備えたファイル共有サービスです。セキュリティ面でも安心して使えますので、社内で統一したファイル共有サービスをご検討であれば、お気軽にご相談ください。

　大容量ファイル転送サービスUC＋ファイルシェアの詳細は製品サイトでご覧いただけます。安全で利便性の高いファイル共有をご検討の方は是非ご覧ください。