電帳法対応の準備は2年前から

ITSでは基本的に紙ベースで業務を行っているため、電子請求書であっても一度印刷しています。

電帳法への対応準備としては、請求書から対応することに決定しました。それまでは電子データで送られてきた請求書であっても印刷して、ファイルに綴じて保管をしていましたが、2年間の宥恕期間中に、電子請求書をMicrosoft SharePointにアップロードする運用を開始しました。その後、インボイス制度への対応が済んだ後に、電帳法対応への本格的な検討に入りました。

対応にあたっては、自社で開発しているUC＋（ユクタス）ドキュメント（※）の利用を前提とし、それまでの運用をあまり変えないようにすることを意識しました。また、電帳法への対応だけを目的とするのではなく、DX化の一つの手段として新たなツールの導入と業務内容の見直しを行っています。SharePointからUC＋ドキュメントに自動で連携させるために開発部隊と打ち合わせを重ねて仕組みを構築し、その後、運用を開始して最近軌道に乗ってきたところです。

※UC＋ドキュメント：基幹システムと連携する文書管理システム。電帳法にも対応しており、法的知識がなくても簡単に法的要件をクリアできます。

電帳法に対応してメリットやデメリットはあったのか

まだ運用が始まったばかりなので、数字としてはっきりした効果は出ていませんが、問い合わせ対応や、監査対応などで過去の請求書を探す時間が削減されています。紙で保管していた請求書分の保管スペースも減らすことができるようになるので保管にかかるコストも削減できると見込んでいます。また、保存場所や請求書の名付けルールが統一されたため、管理が楽になりました。

SharePointにアップロードされた電子請求書はUC＋ドキュメントに自動的に流れるため、日常業務では今までの運用を変えることなく対応できていることもメリットになっていて、今のところデメリットは感じていません。紙保管から電子保管になった当初はスタッフにも抵抗感があったものの、段階的に業務の見直しをしてきたことがここで効果を発揮しているようです。

今までは出勤しなければ処理できなかった作業も在宅で行えるようになり、ペーパーレス化や働き方改革を推進しています。

今後は追加予定の機能も活用してさらに効率化を目指したい

現在はSharePointとUC＋ドキュメントを連携させて運用していますが、将来的には追加されていく予定の機能を活用してUC＋ドキュメントだけで運用する予定です。

シンプルで直感的なUI（ユーザーインターフェース）で経験が浅いスタッフでもすぐに使うことができるため、単体で運用することでさらに業務が楽になってくれると思います。

複数システムでの運用を一つに集約し、登録の手間も削減できるようになるため、さらなる効率化ができると期待しています。

さいごに

今回は、内田洋行ITソリューションズの電帳法対応についてご紹介しました。お客様にご提供している自社開発のシステムを実際に使用し始めたところですが、いくつかのメリットを感じているということでした。今後に追加される機能を活用することでさらに効率化されることを期待しています。

実際に自社でも使っている電帳法対応文書管理システムUC＋ドキュメントの詳細はITSのWEBサイトでご紹介しています。電帳法対応と業務効率化・コスト削減の実現をお考えの方は是非ご覧ください。