2022年、新しい働き方を始めませんか?
Microsoft 365ならここが違う!

新しい働き方に適応するMicrosoft365

多様化する働き方に対応するサブスク型クラウドサービス「Microsoft365」。スムーズなコミュニケーションや、シームレスな情報共有、チームのスケジュールをいつでも確認できる掲示板機能など多くの機能があります。

 もはやビジネスシーンで使われない日はない、Microsoft Office。30年以上の歴史あるオフィススイート製品ですから、Officeに含まれるWordやExcel、PowerPointなど代表的なアプリケーションソフトであれば、どの年代の方であれ馴染み深いことでしょう。

 ご存知のように、本製品は何度もバージョンアップをくり返し、新機能を追加しながらユーザビリティを向上させてきました。Office 2016、Office 2019、Office 2021……ただ、Microsoft 365(旧称Office 365)についていえば、単にそうした延長線上にあるバージョンのひとつではありません。喩えるなら、職場に初めてパソコンが導入され、従来のワークフローが刷新されたときのような画期的サービスです。

 Microsoft 365を使いこなせれば、新型コロナ禍の影響で欠かせない働き方となったテレワークへの対応という面からも非常に有用です。本記事では、現在のITサービスのトレンドを俯瞰しながら、Microsoft 365ならではの新機軸をご紹介します。

クラウド版Officeのメリット

 ひとことでいえば、Microsoft 365はOfficeのサブスクリプション型(定額制)クラウドサービスです。Officeの一連のアプリケーションソフトウェアを含みながら、クラウドサービスを組み合わせ、機能を大きく拡張させています。

 ユーザーにとってのサブスクリプション型ソフトウェアのメリットのひとつは、まず初期投資を低く抑えられることでしょう。例えば、10万円の高額ソフトウェアの購入には躊躇しても、年額や月額制であれば、試験的に導入を検討することも可能です。細かなアップデート、バージョンアップのたびに追加料金を支払う必要もありません。常に最新版の快適さを享受できます。

 ふたつめのメリットは、クラウドサービスにあります。クラウドを通してダウンロードするMicrosoft 365は、ソフトウェアだけでなく併せてクラウドストレージを使用することができます。クラウドサービス普及以前は社内に大型の自社サーバーを設置する必要があり、アクセスするにも社内ネットワークを介する必要がありました。外部クラウドサーバーであれば、社内に物理的スペースを空ける必要もなく、管理コストも必要ありません。オフィスや家庭、出張先と、場所を問わずアクセスできます。

Microsoft 365ならではの3大機能

 Microsoft 365では、従来のOfficeソフトウェアのみならず、クラウドサービスを最大限に活かした新しい機能が備わっています。

Teams

 Teamsはチャットツールとして、また、テレビ電話としてコミュニケーションを図りながらの共同作業を効率化できるサービスです。Teams上で共有したデータはメンバー全員で上書きでき、最新版データの共有が容易になっています。ほかのOfficeアプリとの相性も抜群で、テレワークにも最適なサービスです。

 トランスクリプションという文字起こしの機能もあり、テレビ会議の議事録を自動化できるほか、有料版では会議の録画も可能ですので、参加できなかったメンバーも後日、内容を確認することができます。

Teams

OneDrive

 台風や地震が絶えない災害大国日本では、あらゆる企業でBCP(Business Continuity Planning;事業継続計画)が欠かせません。2011年の東日本大震災では、多くの病院の電子カルテシステムがダウンして、治療活動に大きな支障をきたしました。そんななか、いち早くクラウドを活用していた病院では、大きな問題なく病院機能を維持。災害時のリスクヘッジとしての有用性を示し、オンラインストレージサービスは一躍脚光を浴びました。

 スマートフォンやタブレットからもアクセスできることから、OneDriveは最も身近なオンラインストレージサービスとして認識されています。Microsoft 365利用時においては、1アカウントにつき1TBの容量を使用可能です。

 オフィスの被災やパンデミックによる閉鎖への備えとしてはもちろん、PCが故障した際のバックアップ、買い替え時のデータの入れ替え、HD代わりに使用できるなど、日常的にもたいへん便利なサービスです。

OneDrive

SharePoint Online

 SharePointはWebを通して共同作業やドキュメントの共同管理を行えるサービスです。ユーザーは共有されたワークスペースにアクセスできるほか、Wikiなどを作成することもできます。社内ポータルとして使用して、最新情報について常にメンバー全員で共有するような使い方がメインとなるでしょう。「メンバー専用のWeb掲示板」と捉えれば、イメージしやすいかもしれません。

 SharePointでできることは多く、会議での議事録を複数名で記入したり、電話で通話しながらひとつの提案書や企画書を作成するといったチーム単位のプロジェクトを円滑化できます。人数分の資料の印刷の必要もありませんので、当世流行のペーパーレス化やテレワークにもひと役買うことは間違いありません。

SharePoint

今後ますます重要性を増すMicrosoft 365

 テレワークの普及に伴い、メンバー間での情報共有・意思疎通がこれまで以上に必要となるポストコロナ時代、Microsoft 365は今後ますます重要な位置づけとなるサービスなのは間違いないといえます。今後も順調に機能が拡張されていけば、もしかしたら、オフィスを都心に構える必要性がなくなったり、物理的なオフィスそのものさえ必要なくなるかもしれません。

 Microsoft 365の導入を検討したい事業者様、あるいはすでに導入はしたものの、まだまだ機能の全貌が掴めない、使いこなせていないという方には、無料のダウンロード資料も別にご用意しておりますので、ぜひご活用ください。

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