Autoメール名人

メールをともなう一連の操作を自動化

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、人が繰り返し行うパソコン操作をソフトウェアで自動化することです。
労働生産性や業務品質が向上し、人材の有効活用ができるため、働き方改革を進める企業に注目されています。

メール業務自動化RPAツール「Autoメール名人」とは

『Autoメール名人』は、メールの送受信や添付ファイルの操作など、メールに関するあらゆる業務を自動で行うためのソリューションです。
受信メールの本文に含まれる商品名や数量などの注文データを抽出して基幹システムに入力したり、
会計システムが出力した請求書明細をExcelファイルに変換して取引先にメールで送信するなど、様々な業務を自動化することが可能です。

メール業務自動化RPAツール「Autoメール名人」このようなお悩みはございませんか?

取引先からメールで注文を受けたり、取引先に在庫情報や請求書をメールで送ったり…
いわゆる「メールEDI」は、投資コストが低く抑えられ、取引先との調整も少なくて済むため広く普及しています。

しかし、作業のほとんどを人手に頼らざるを得ないため手間と時間がかかるうえ、
単純な定型業務ゆえに送信ミスや添付忘れなども多く、問題となっています。

このような問題にお悩みの企業様には、「Autoメール名人(オートメール名人)」をお勧めします。

「Autoメール名人(オートメール名人)」は、受発注業務はもちろん、メールの送受信を介しておこなうあらゆるデータ交換を自動化。
手作業による複雑な運用や誤送信リスクを排除し、業務効率の向上を実現します。

メールの送受信から基幹システム連携まで自動化可能!

メール業務自動化RPAツール「Autoメール名人」5つの特長

1.メールを使ったあらゆる操作を自動化します

メールの送受信、添付ファイルの取り込み、データ変換、
外部プログラムの起動(印刷やPDFファイル変換)など、一連のメール業務を自動化することができます。

また、Excelへのデータ入出力やデータ変換機能が標準で提供されるため、基幹システムとも容易に連携できます。

2.イメージ通りに行えるデータ変換

単純なファイルレイアウトの変換だけでなく、マスター参照や条件判断、
集計、演算などを伴うデータ変換、更にテキストファイル(固定長、CSV形式)のほか、
Oracle DatabaseやSQL Server、Accessなどのデータベースへのアクセスも実行可能。
EAIツールなどを利用して自社開発する場合に比べて導入コストを抑えることができます。

3.メール操作に関するさまざまな機能を実装

  • メール本文からのテキストデータ抽出
  • 添付ファイルからのテキストデータ抽出(CSVテキスト、固定長テキスト、EXCEL)
  • 添付ファイルの圧縮・解凍
  • 圧縮された添付ファイルの解凍用パスワード送信
  • データ変換
  • PDFファイルの作成・送信
  • フロー(自動化プロセス)作成※ノンプログラミング
  • 外部プログラムの実行※フローに組み込み可能
  • スケジュール実行
  • ログ管理

など

4.PDFファイルの生成・送信

基幹システムから出力されたデータをPDFファイルに変換し、
取引先にメール送信するようなケースにご利用いただけます(例:納品書、請求書)。
PDFファイルの暗号化や圧縮なども可能です。

5.設定が簡単・専門知識は不要

画面上で各処理のアイコンを線でつないでいくだけで、フローを定義できます。
自社でプログラムを開発して、メール業務を自動化している企業様もいらっしゃると思いますが、
システムのメンテナンスや改良に手間がかかりませんか?

『Autoメール名人』なら設定に特別な知識を必要としないので、
処理方法を変更するのも、新たにメール業務を自動化するのも、すぐに対応することができます。

フロー設定画面

アイコンをつなげていくことで、
自動化したい業務フローを簡単に設定できます。
矢印をクリックすると、分岐条件を設定画面が表示します。

A. 自動処理の対象とするメールを定義する

・ドメイン
・件名
・宛先
など

B. 処理方法を設定する

・添付ファイルを保存する
・添付のないメールがきた場合には、エラーメールを送る
・暗号化ファイルが送られてきた場合は、後から送られてくるパスワードを使って開く
など

C. 変換方法を設定する

・Excelデータをテキスト形式に変換する
など

データ変換設定画面

入力ファイルと出力ファイルそれぞれの項目を
マウスでヒモ付けることで、変換設定が行えます。
変換時にマスタ参照や項目の計算、追加なども可能です。

メール業務自動化RPAツール「Autoメール名人」ご利用企業の業種例

メーカー(食品・スポーツ)

出荷実績データや納品データの送信、 新製品情報を送信。

商社(機械・食品)

得意先から発注情報を添付ファイル(Excel、CSV)で受信。
データ変換後、基幹システムに連携。

メーカー(機械)

納品書や請求書(PDFファイル)を得意先にメール送信。
PDFファイルの圧縮と、解凍用パスワードを別メールで送信。

商社(食品)

営業担当者に、欠品情報や入金情報をメール送信。
本社の電話対応業務が効率化。

物流(倉庫)

荷主からの出荷依頼をメール受信。
商品コードとファイルレイアウトを変換し、基幹システムに連携。

商社(旅行用品)

マスタ(メールアドレス、メール本文、送信用ファイル)を参照し、
仕入先へ発注データを送信。請求情報を受信。

商社(電子部品)

得意先(受注)、仕入先(発注)、委託倉庫(在庫)
とのEDI網をAutoメール名人を核に構築。

通知メールのフィルタリング

システム間連携や監視サービスからのアラーム(メール)を選別し、
必要なメールのみ管理者に送信。

メール業務自動化RPAツール「Autoメール名人」ご利用企業の業務例

在庫管理

1. 出荷データの送信(1)

基幹システムから出荷データや納品データを受け取り、取引先にメールで送信する。

2. 出荷データの送信(2)


基幹システムから出荷データを受け取りZipファイルに圧縮。
解凍用パスワードの設定。圧縮ファイルの送信。
解凍用パスワードの送信。

3. 出荷指示データの送信


基幹システムから出荷データや納品データを受け取り、取引先にメールで送信する。

顧客管理

1. 新製品情報の送信

基幹システムから新製品情報を受け取り、取引先に送信する。

2. 営業担当者への業務連絡

基幹システムから入金情報や欠品情報を抽出し、担当の営業担当者にメールで送信する。

3. ミルシートの送信

鉄鋼メーカーのWebサイトからミルシート(品質保証書)をダウンロードし、取引先や自社の営業担当者にメールで送信する仕組みを構築。

受発注

1. 注文情報の取り込み(1)

メールに添付されたCSVファイルから注文データを抽出し、
基幹システムに取り込む。

2. 注文情報の取り込み(2)

得意先から送信された注文書(Excel)の内容を基幹システムに取り込む。

3. 納品書の送信

納品書を発行・郵送する運用を止め、
PDFファイルの作成・メール送信まで自動化する運用に切り替えた。

4. FAX注文からメール注文へ

得意先にFAX-OCR様式の注文書で注文してくれるよう依頼していたが、
得意先は(1)手書きが面倒、(2)計算が面倒、
(3)自社システムと連携できない、などの不満を抱えていた。

そこで、先方の基幹システムから注文情報をCSVで出力し、
メールで送信してもらう運用に切り替えたところ、両社の課題が一挙に解決した。

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