ひとり情シスとは何か？基本の理解から始めよう

「ひとり情シス」とは、企業のIT関連業務を1人で、または1～3人程度の非常に少ない人数で担当する体制を指します。
情シス担当者は、社内システムの構築や保守運用、IT機器の管理、社内のヘルプデスク対応、セキュリティ管理など、IT部門全般の業務を担い、業務範囲は非常に幅広いです。
一般的には「ソロ情シス」とも呼ばれることもあり、特に中小企業や人材不足が生じている企業で多く見られる体制です。

1人で担当するケースでは、システム構築からトラブル対応までを1人でカバーする必要があり、専門知識だけでなく業務効率化や迅速な問題解決力も求められます。
また、従業員数が比較的多い企業であっても、ITに関する知識やノウハウを持つ人材が不足している場合にも「ひとり情シス」が採用されることがあり、近年その傾向が広がっています。

ひとり情シスの課題：知っておきたい主要な問題点

ひとり情シスの運営においては、主に以下の3つの問題があります。

• システムを管理する企業担当者の業務負担が大きい
• 緊急時の対応が遅れるリスクが高い
• セキュリティ対策への手が回りにくくなる

ひとり情シスの体制では、業務量や対応範囲の多さから、複数の課題が生じがちです。ここでは、代表的な課題について詳しく解説します。

ひとり情シスが増加している背景

ひとり情シスが増加している背景には、企業のコスト削減やIT人材不足など、複数の要因が影響しています。以下ではその主要な要因を解説します。

• コスト削減の必要性：企業がIT関連の人件費を抑えるために、IT部門を1人で対応する「ひとり情シス」体制を採用するケースが増えています。
  特に中小企業ではコスト圧力が強いため、この体制が選択されることが多い傾向があります。
• IT人材の不足：業界全体でIT人材が不足していることも、ひとり情シス増加の要因となっています。
  経済産業省の『IT人材育成の状況等について』によると、2022年時点で約35万人ほど「IT人材」が不足しており、2030年には約59万人に達する見込みとされています。
  また、情報セキュリティ部門で運用・保守業務に従事する人材は、2020年段階で19.3万人が不足しているというデータもあります。
  さらに、IT人材の多くが30代前半であることから、少子高齢化の影響を受けて今後も人材不足が加速することが予測されています。



【引用】
・経済産業省ＩＴ人材育成の状況等について
• IT業務の複雑化：ビジネスのデジタル化が進み、社内システムの管理、クラウド導入、情報セキュリティ強化など、IT部門の業務は年々複雑化しています。

IT人材不足が進む中で、情報システムやセキュリティに関する知識を持つ人材の確保が難しくなる一方で、こうした負担を1人で担う「ひとり情シス」体制は企業にとって避けられない課題となっています。
結果として、ひとり情シスの問題は今後もますます重要なテーマとして取り上げられていくと考えられています。

中小企業におけるひとり情シスの課題

中小企業が抱える情報システムに関する課題は多岐にわたります。特にひとり情シス体制の場合、業務を1人または少数でこなさなければならず、業務負担が集中しがちです。
以下のような課題が顕著に見られます。

• 業務負担の集中：IT関連業務が全て1人に集中することで、長時間労働や過労の原因となります。
  担当者が単独で多くの業務をこなすため、結果として品質や効率が低下する可能性もあります。
• 幅広い知識の必要性：ひとり情シスでは、システム構築からセキュリティ管理までITの幅広い分野に対応する必要があります。
  しかし、1人で全てに精通することは難しく、知識不足から生じるリスクもあり、技術の進歩が速い中で新たな技術やトレンドに対応する余裕がなく、企業全体の成長に影響を及ぼすことも少なくありません。
• 業務のバックアップ体制が不十分：担当者が急病や退職した場合、業務が滞るリスクが高い傾向にあります。
  特定の業務が担当者に依存する状況では、緊急時に対応できる人材が不足し、企業の運営が脅かされる可能性が考えられます。

こうした課題を改善するために、経営者は必要な人材の確保や、特定業務の外部委託の検討を進めることが求められます。
加えて、社員のスキル向上を目的とした教育や研修の実施も、長期的な視点で重要な対策となるでしょう。

セキュリティ関連の課題とその影響

ひとり情シスでは、限られたリソースの中で対策を行うのは容易ではなく、担当者が多くの業務を抱えることでセキュリティ監視や更新が後回しになりがちです。
1人で全て対応しなければならないため、セキュリティ対策に十分な時間を割けません。サイバー攻撃が発生した際に迅速に対処できず、対応が遅れるリスクがあります。
また、管理が不十分な状態だと、情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まります。
これにより企業の信頼が損なわれ、業績にも悪影響を及ぼす可能性があります。
これらのリスクを軽減するため、外部の専門家に協力を求めたり、業務担当者や社員に対してセキュリティ教育を実施したりすることが有効です。

ひとり情シスのリスクとその対策方法

ひとり情シスの体制にはさまざまなリスクが伴います。ここでは具体的なリスクと、それを緩和するための対策方法を紹介します。

ひとり情シスにおけるリスクの具体例

ひとり情シスにおいては特にリソースが限られているため、トラブルが発生した際の対応が遅れがちです。
たとえば、システムのダウンやデータの消失が起こった場合、担当者が1人で対応しなければならず、重要な業務が停滞する恐れがあります。

• 属人化リスク：知識や作業が担当者個人に依存し、他の人が対応できない状況が生まれやすいです。
• 業務遅延：業務量が多すぎて優先度の低い対応が後回しになり、業務全体に支障が出ることがあります。
• 技術の変化に対応できないリスク：技術変化についていけないため、最新の知識を1人で身につけるのが難しく、古いシステムや手法を使用し続けてしまうことが懸念されます。

セキュリティ面では、定期的なチェックが難しく脆弱性が生じやすいため、ネットワークの攻撃に対して無防備な状態になり、結果としてデータ漏洩や不正アクセスのリスクが高まります。
また、情報システムの知識不足により緊急時に適切な対応が取れない場合、企業全体に重大な影響を及ぼす可能性があります。

効果的な対策方法とは？

• ドキュメント整備とノウハウの共有
  日常の業務内容やトラブル対応方法を文書化し、万が一の際に備えることが重要です。ドキュメント化によって知識が共有されるため、担当者不在時でも対応が可能になります。

• 業務の優先順位付けとタスク管理
  業務内容の優先度を定め、緊急度の高いタスクを優先的に対応することで、効率的な管理が可能になります。業務の見直しにより、本当に必要なタスクに専念できる環境が整います。

• 外部専門家の活用と連携
  外部のITコンサルタントやサポート企業と連携し、緊急時の対応力を向上させることも有効です。特にセキュリティやトラブル対応に特化した業者と契約することで、必要な知識やスキルが不足している場合でも安心できる体制が構築され、担当者は本業に専念できる環境が整います。

• 定期的な教育や研修の実施
  担当者のスキル向上を目的に、定期的な教育や研修を実施することも重要です。最新の技術や手法に関する知識を取り入れることで、日常業務の効率化やセキュリティレベルの向上が期待できます。

これらの対策を講じることで、ひとり情シスのリスクを大幅に軽減し、より安全な運用環境を作り上げることにつながります。

アウトソーシングを活用した対策方法の検討

ひとり情シスの負担を軽減し、リスクを分散するためには、アウトソーシングを検討するのも一つの方法です。以下に、アウトソーシングのメリットとデメリットを挙げます。

アウトソーシングのメリットとデメリット

• コストの削減
  フルタイムで人材を雇用するよりも、コストを抑えられることが多いです。
• 専門的なスキルの確保
  外部のプロフェッショナルに任せることで、高度なITスキルが活用でき、安定した運用が期待できます。
• 業務の負担軽減
  日常のシステム管理やサポートを外部に委託することで、社内の担当者が重要な業務に集中できる環境が整います。

• 情報漏洩リスク
  外部業者に情報を提供するため、データのセキュリティ管理が必要です。
• コミュニケーションコスト
  外部委託により、日常的な情報共有や進捗確認に時間がかかることもあります。
• サービス依存リスク
  外部業者に依存しすぎると、契約終了やトラブル発生時に問題が生じる可能性があります。

アウトソーシングを導入する際のポイント

アウトソーシングを導入する際には、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。まず、自社のニーズを明確にし、どの業務を外部に委託するかを決めることが第一歩です。
信頼性の高い業者を選ぶことも重要です。過去の実績や他社からの評価を参考に、適切なパートナーを見つけることが大切です。
契約を締結する際には、業務範囲や責任分担を明確に文書化しておくと、トラブル発生時に迅速な対応が可能になります。また、業務の進捗を定期的に確認し、必要に応じて調整を行うことも重要です。これらのステップを踏むことで、成功するアウトソーシングが実現できるでしょう。

IT業務をアウトソーシングしませんか？

ウイルス対策やデータバックアップなどセキュリティ対策の基本部分は事故が起きる前に優先的な対応が必要です。必要最小限のITセキュリティ対策から着手し、ノンコア業務からの脱却を支援します。
情シスの人材不足が深刻化するとその影響は現場だけではなく「企業の信頼性」や「業績」に影響を及ぼします。専門知識を要する業務にお困りの場合はお気軽にお問い合わせください。