１．はじめに

平成27年10月より、国民へのマイナンバー通知カードの付与が始まり、平成28年１月より、マイナンバー制度が開始します。
マイナンバーとは、住民票を持つ国民の一人ずつに付与され、税・社会保障・災害対策といった分野に利用されます。
個人や法人へマイナンバーを付与することにより、公平・公正な社会の実現、国民の利便性の向上、行政の効率化を図るとされていますが、一方で、取扱いや管理方法等を厳密にしなければいけません。
全４回にわたり、マイナンバー制度の概要を説明するとともに、マイナンバー制度の導入が企業へ与える影響等についてご説明します。
第１回目の今回は、マイナンバー制度の概要についてです。

２．マイナンバー制度とは

マイナンバー制度が導入される直接のきっかけとなったのは、平成19年の「年金記録問題」と言われています。
各行政機関のシステム上、個人情報の紐づけができていなかったことで生じた問題に対する反省に基づき、より効率的かつ公正な社会保障の充実のために導入が決定されました。
マイナンバー制度を導入することで期待される効果としては、大きく３つの点があげられています。
１つめは、所得や他の行政サービスの受給状況を把握しやすくなるため、負担を不当に免れることや給付を不正に受けることを防止するとともに、本当に困っている方にきめ細かな支援を行えるようになります。（公平・公正な社会の実現）
２つめは、添付書類の削減など、行政手続が簡素化され、国民の負担が軽減されます。また、行政機関が持っている自分の情報を確認したり、行政機関から様々なサービスのお知らせを受け取ったりできるようになります。（国民の利便性の向上）
３つめは、行政機関や地方公共団体などで、様々な情報の照合、転記、入力などに要している時間や労力が大幅に削減されると同時に、複数の業務の間での連携が進み、作業の重複などの無駄が削減されるようになります。（行政の効率化）
一方で、個人情報の漏洩が懸念されていますが、この問題について政府は「マイナポータル」というネットワークシステムの活用を発表し、各人の個人情報を、誰が・いつ・どのような理由で渡したかのアクセス履歴を自動的に保存できるようにしています。
また、本制度の導入費用・維持費用の問題等も議論されていますが、現在、政府が対応策等を検討しているところです。

３．企業における対応

マイナンバー制度が開始すると、企業は、すべての従業員のマイナンバーを収集し、源泉徴収票や健康保険、厚生年金等の社会保険の書類に利用することとなります。
加えて、取引のある個人事業主からも収集し、支払調書等に記載することとなるので、行政に提出する書類に関しては、ほぼすべてのものについてマイナンバーを記載することとなります。
したがって、どの業務でマイナンバーが必要になるのか、どのような人からマイナンバーを収集する必要があるのか、それに係るシステムや帳票等は何が関係してくるのかなどを、本制度の導入前に洗い出しておく必要があります。
また、マイナンバーの提供者にははっきりとした利用目的を説明しなければなりません。
収集当初に説明した利用目的以外に利用することは禁止されていますので、利用者は説明する利用目的を誤らないように注意することが必要です。
事務取扱担当者は、収集したマイナンバーを何に利用できて何に利用できないのかをきちんと理解し、うっかり目的外で使用してしまい罰則を受けることがないようにしなければいけません。
なお、従業員等から収集したマイナンバーについては、法規定に準拠して厳密に管理し、必要がなくなった場合や保存期間が経過した書類については、復元できない方法で削除又は破棄をすることとなりますので、管理方法等についてしっかりとした業務フローを構築し、管理者等に徹底させる必要があります。
すなわち、社内管理システムの構築・強化が求められます。
企業においては、マイナンバーを含む個人情報は「特定個人情報」として扱われるため、個人情報保護法が適用されることに加え、マイナンバー法で定められる情報保護を行うこととなり、これに違反した場合にはその行為者を罰するほか、その法人に対しても罰則があります。
今日、個人情報の流出で問題になっている企業がたくさんありますが、マイナンバーの取扱いも同じですので社会的制裁を受けないようしっかりとした取組みが必要になります。

４．おわりに

今回は、マイナンバー制度についての概要を説明するとともに、マイナンバー制度が導入された場合の企業に対する影響について説明しました。
マイナンバーは、国民一人ひとりに与えられるとても重要な番号です。
また、企業にとっても各業務時点で利用することが多いものと思われます。
実際にどのような時点で利用することになるのか、また、どのような留意点があるのかを、次回以降でそれぞれの部署ごとに検討していきます。
次回は「マイナンバー制度導入による人事部への影響」について検討します。