いまだにFAXや手入力？受注業務に潜む5つの課題

転記ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーが頻発する

　手作業によるデータ入力には、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーが付き物です。特に、FAXで送られてくる手書きの注文書は、文字が不鮮明で読み間違えやすく、品番や数量、納期の入力ミスが発生する原因となります。こうしたミスは、誤った商品の発送や納期遅延につながり、顧客からのクレームや信頼の失墜を招きかねません。

　また、ミスの修正や再発防止策の検討にも多大な時間と労力がかかります。

業務が特定の担当者に依存し属人化してしまう

　取引先ごとに異なる注文フォーマットや、商品ごとの特殊な受注ルールなど、ベテラン担当者の経験と勘に頼った非効率な業務運営が行われているケースは少なくありません。このような状況では、業務が特定の担当者に依存し、属人化してしまいます。担当者が不在の際に業務が滞ったり、退職によってノウハウが失われたりするリスクを常に抱えることになり、組織として安定した業務遂行が困難になります。

受注処理に時間がかかり顧客対応が遅れる

　FAXやメールで届いた注文書を確認し、内容をシステムに入力、在庫を確認して納期を回答するという一連の処理を手作業で行うと時間がかかります。特に、注文が集中する時間帯や月末、繁忙期には、処理が追い付かなくなり残業の原因にもなります。受注処理の遅れは、顧客への納期回答の遅延や、問い合わせへの迅速な対応を妨げる要因となり、販売機会の損失や顧客満足度の低下につながります。

紙の注文書のファイリングや保管に手間とコストがかかる

　FAXや手渡しで受け取った紙の注文書は、法律で定められた期間、保管する義務があります。日々のファイリング作業に手間がかかるだけでなく、膨大な量の書類を保管するためのスペース確保が必要です。
キャビネットや倉庫を借りる場合にはコストも発生します。

　また、過去の取引内容を確認したい場合に、大量の書類の中から目的の注文書を探し出す作業は非効率です。書類の紛失や劣化といった物理的な管理リスクも伴います。

参考：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

テレワークに対応できず出社が必須になる

　紙媒体の注文書やFAXの確認といった業務は、オフィスでなければ行えません。そのため、受注担当者はテレワークといった柔軟な働き方を選択することが困難になります。新型コロナウイルスの流行を機に多様なワークスタイルが浸透しましたが、受注業務の都合で出社が必須となる状況は、従業員の満足度低下につながります。

　また、自然災害やパンデミック発生時にも事業を継続するためのBCP対策の観点からも課題となります。

受注業務を自動化することで得られる5つのメリット

　受注業務に潜む多くの課題は、自動化によって解決できます。受注業務の自動化とは、これまで手作業で行っていたデータ入力や確認作業をシステムやツールに任せることです。これにより、業務効率や正確性が飛躍的に向上し、企業全体の生産性向上にも貢献します。

　ここでは、受注業務を自動化することで得られる具体的な5つのメリットについて解説します。

入力ミスや対応漏れをなくし業務品質が向上する

　受注業務を自動化するシステムを導入すると、注文データが自動でシステムに取り込まれるため、手入力による転記ミスや入力漏れは根本的になくなります。例えば、ECサイトからの注文データや、取引先がWebシステムで入力したデータが直接連携されるため、人為的なミスが介在する余地がありません。これにより、誤出荷や納期遅延といったトラブルを未然に防ぎ、業務品質を安定させることが可能です。

業務時間を大幅に短縮し生産性を高められる

　注文書の受け取りから内容確認、システムへの入力、在庫確認、納期回答といった一連の受注処理業務にかかる時間を大幅に削減できます。システムが24時間365日稼働することで、営業時間外の注文も自動で受付可能になります。担当者は単純な入力作業から解放され、より少ない時間で多くの注文を処理できるようになるため、残業時間の削減や組織全体の生産性向上に直結します。

担当者がコア業務に集中できる体制を構築できる

　受注業務の自動化によって創出された時間を、より付加価値の高いコア業務に充てることが可能になります。例えば、データ分析に基づく販売戦略の立案、既存顧客へのフォローアップといった、企業の売上向上に直接貢献するような活動です。単純作業から解放されることで、担当者のモチベーション向上にもつながり、主体的な業務改善の動きが生まれやすくなります。

迅速で正確な対応により顧客満足度がアップする

　受注処理が自動化されることで、注文から出荷までのリードタイムが短縮されます。顧客は注文後すぐに注文内容の確認メールを受け取れ、納期を把握できるようになります。問い合わせに対しても、システム上で即座に状況を確認し、迅速に回答することが可能です。スピーディーでミスのない対応は、顧客に安心感を与え、信頼関係の構築と顧客満足度の向上に大きく貢献します。

在庫管理の精度が上がり、欠品や過剰在庫を防げる

　受注データがリアルタイムで在庫管理システムに連携されることで、引当を加味した正確な在庫数を把握できます。これにより、欠品による販売機会の損失や、過剰在庫による保管コストの増大、キャッシュフローの悪化といったリスクを回避できます。正確な在庫情報に基づいた適切な発注のタイミングを判断しやすくなるため、在庫管理業務全体の最適化が図れます。

受注業務を自動化するための4つの代表的な方法

　受注業務の自動化を実現するためには、いくつかの方法があります。企業の規模や業種、取り扱う注文の種類、既存のシステム環境によって最適な方法は異なります。Excelのマクロ機能を使った手軽な効率化から、業務全体を一元管理する本格的な受発注システムの導入まで、さまざまな選択肢が存在します。

　ここでは、代表的な4つの自動化方法について、それぞれの特徴を解説します。

【手軽に始める】Excelマクロ（VBA）で定型作業を効率化する

　Excelのマクロ（VBA）機能を使えば、受注業務の一部を自動化できます。例えば、メールで受信したCSV形式の注文データを特定のフォーマットに転記したり、受注リストから請求書を自動作成したりといった定型作業を効率化することが可能です。普段から使い慣れているExcelで開発できるため、低コストで手軽に始められる点がメリットですが、VBAの専門知識が必要であり、作成者以外がメンテナンスできない属人化のリスクも伴います。

【PC操作を自動化】RPAツールで入力作業を代行させる

　RPA（Robotic Process Automation）は、PC上で行う定型的な操作をソフトウェアロボットに記憶させ、自動で実行させるツールです。例えば、「メールを開いて添付ファイルを開き、注文内容をコピーして販売管理システムにペーストする」といった一連の操作を自動化できます。既存のシステムを変更することなく導入できる点が大きなメリットです。ただし、システムの画面デザイン変更などでロボットが停止する可能性があり、定期的なメンテナンスが求められます。

【紙の注文書をデータ化】AI-OCRで手書き文字も読み取る

　AI-OCRは、AI技術を活用して紙の書類をスキャンし、書かれた文字をテキストデータに変換するツールです。従来のOCRと異なり、手書きの文字やFAX特有のかすれた文字も高い精度で認識できます。また、取引先ごとに異なる注文書のフォーマットをAIが自動で解析し、項目を読み取る機能を持つ製品もあります。これにより、紙媒体で受け取った注文書のデータ入力作業を大幅に削減できます。

【業務全体を最適化】受発注システムで一元管理する

　受発注システムは、受注から在庫管理、出荷、請求書発行までの一連の業務を一元管理できる専用のシステムです。取引先がWeb上の画面から直接注文を入力するBtoB-ECサイト型や、企業間で統一されたフォーマットで電子データをやり取りするEDI型などがあります。複数のECモールからの受注情報を一元管理する機能を持つシステムも存在します。業務プロセス全体の最適化が可能ですが、導入にはコストや取引先への協力依頼が必要になります。

失敗しない！自社に最適な自動化ツールの選び方と比較ポイント

　受注業務を自動化するためのツールやシステムは数多く存在し、それぞれに特徴があります。自社の課題や業務フローに合わないシステムを選んでしまうと、期待した効果が得られないばかりか、かえって業務が煩雑になる可能性もあります。

　導入に失敗しないためには、いくつかの重要なポイントを押さえて、複数のツールを比較検討することが不可欠です。ここでは、自社に最適な自動化ツールを選ぶための比較ポイントを解説します。

現在の業務フローや課題に合っているか確認する

　まずは自社の受注業務の現状を正確に把握することが重要です。FAXでの注文が多いのか、ECサイトからの注文が中心なのか、取引先ごとに特別な対応が必要かなど、業務フローを可視化し、課題を明確にしましょう。例えば、紙の注文書の入力に時間がかかっているならAI-OCRが、複数ECモールの管理が煩雑ならEC一元管理システムが適しています。

　自社の課題を解決できる機能を備えているかという視点でツールを選定することが、導入成功の第一歩です。

導入後のサポート体制が充実しているか見極める

　新しいシステムを導入する際には、操作方法に関する疑問や予期せぬトラブルが発生することがあります。そのため、導入時の初期設定支援や操作研修、運用開始後の問い合わせ対応といったサポート体制が充実しているかを確認することが重要です。電話やメール、チャットなど、自社が利用しやすい問い合わせ窓口が用意されているか、対応時間は十分かといった点を事前にチェックしましょう。

将来の事業拡大を見据えた拡張性があるか検討する

　ツールを選ぶ際には、現在の業務規模に合っているかだけでなく、将来的な事業拡大にも対応できるかを検討する必要があります。今後、取扱商品や取引先が増加したり、ECサイトなどの新しい販売チャネルを追加したりする可能性を考慮し、システムの処理能力や機能の拡張性（スケーラビリティ）を確認しましょう。事業の成長に合わせて柔軟にプラン変更や機能追加ができるシステムを選ぶことで、長期的に活用し続けることができます。

利用中の販売管理システムなどと連携できるか調べる

　受注データは、最終的に販売管理システムや会計システム、倉庫管理システム（WMS）など、社内の様々な基幹システムで利用されます。そのため、導入を検討している自動化ツールが、これらの既存システムとスムーズに連携できるかを確認する必要もあります。API連携に対応しているか、CSVファイルでデータを出力できるかなど、具体的な連携方法を事前に調べておきましょう。

　システム間の連携が取れていないと、結局データを手作業で移し替える必要が生じ、自動化の効果が半減してしまいます。

受注業務の自動化を進める上での注意点

　受注業務の自動化は多くのメリットをもたらしますが、導入を成功させるためには事前に理解しておくべき注意点も存在します。また、コストの問題や、既存の業務プロセス見直しの必要性など、乗り越えるべきハードルがいくつかあります。これらの注意点を事前に把握し、対策を講じることで、スムーズな導入と効果の最大化が期待できます。

　ここでは、自動化を進める上で特に注意すべき3つのポイントを解説します。

システムの導入や運用に初期費用や月額コストがかかる

　受注自動化ツールやシステムの導入には、多くの場合、初期費用や月額利用料といったコストが発生します。機能の豊富さやサポート体制によって価格は大きく異なるため、複数のサービスを比較検討し、自社の予算に見合うものを選ぶ必要があります。導入によってどれだけの人件費が削減され、業務効率が向上するのかを事前にシミュレーションし、費用対効果をしっかりと見極めることが重要です。補助金を活用できる場合もあるため、情報収集も行いましょう。

既存の業務プロセスを見直し、標準化する必要がある

　新しいシステムを導入しても、これまでの非効率な業務プロセスをそのまま持ち込んでしまうと、自動化の効果を十分に発揮できません。導入を機に、現状の業務フロー全体を見直し、「なぜこの作業が必要なのか」をゼロベースで考えることが重要です。取引先ごとの特殊なルールや担当者独自の対応方法などを洗い出し、可能な限り業務を標準化することで、システムによる自動化の範囲を広げることができます。

取引先に対して新しい注文方法への変更を依頼する必要がある

　Web-EDIやBtoB-ECサイトを導入する場合、これまでFAXや電話で注文していた取引先に対して、新しい受注ルートへの切り替えを依頼する必要があります。取引先によっては、新しいシステムの操作に抵抗を感じたり、インターネット環境が整っていなかったりするケースも考えられます。事前に丁寧な説明会を実施したり、分かりやすい操作マニュアルを用意したりするなど、取引先の理解と協力を得ながら、スムーズな移行を促すための配慮が求められます。

まとめ

　本記事では、FAXや手入力に依存する受注業務の課題から、自動化によって得られるメリット、具体的な手法、そしてツール選びのポイントまでを解説しました。受注業務の自動化は、単なる入力作業の削減にとどまらず、業務品質の向上、生産性の向上、顧客満足度の向上といった多くの効果をもたらします。自社の課題を明確にし、将来の事業展開も見据えながら、最適なシステムを選択することが重要です。

AIが複雑な受注業務を代行する「Knowfa 受注AIエージェント」

　「Knowfa受注AIエージェント」は、AI技術を駆使して、これまで人でしか対応できなかった複雑な受注業務を自動化する新しいソリューションです。生成AIとOCR技術の組み合わせにより、取引先ごとに異なる多様なフォーマットの注文書や、FAXなどでありがちな手書きのあいまいな文字も高精度で読み取り、データ化します。マスタに完全一致しない得意先名や商品名も、過去の受注実績や業務ルールに基づきAIが自動で特定・補正するため、担当者の判断を待つ必要がありません。基幹システムともシームレスに連携でき、受注業務全体の効率化を実現するシステムです。

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受注自動化に関するよくある質問

　受注業務の自動化を検討する中で、多くの担当者や経営者がさまざまな疑問を抱きます。自社の規模でも導入できるのか、どのくらいの期間やコストがかかるのか、多様な注文形式に対応できるのかなど、その内容は多岐にわたります。ここでは、受注業務の自動化に関して特によく寄せられる質問とその回答をまとめました。

Q．小規模な事業者でも受注自動化システムは導入できますか？

A．はい、導入可能です。近年は、小規模事業者や個人事業主でも利用しやすいよう、初期費用を抑えた月額課金制のクラウド型システムが多く提供されています。事業の規模に合わせて必要な機能だけを選べるプランもあり、低コストでスモールスタートが可能です。無料トライアル期間を設けているサービスもあるため、まずは試してみることをおすすめします。

Q．導入までにはどのくらいの期間がかかりますか？

A．導入するシステムの規模や種類によって大きく異なります。設定が簡単なクラウド型のシステムであれば、申し込みから数日～数週間で利用を開始できる場合があります。一方で、既存の基幹システムと連携する大規模なカスタマイズが必要な場合は、要件定義から開発、テストを含めて数ヶ月以上かかることもあります。事前に導入スケジュールを確認することが重要です。

Q．取引先ごとに注文書のフォーマットがバラバラでも対応可能ですか？

A．AI-OCRなどの技術を活用することで対応可能です。AIが帳票のレイアウトや項目名を自動で認識するため、取引先ごとに異なるフォーマットの注文書でも、事前の細かな設定なしでデータ化できます。これにより、FAXやメール添付など、多様な受注ルートから届く注文書を一元的に処理し、入力業務を大幅に効率化できます。