年末調整の電子化について

年末調整の電子化について

1.はじめに

 今年も年末調整の時期がやってきました。今回の年末調整は、新型コロナウイルスの影響により在宅勤務やリモートワークが広まっている為、従来の紙ベースでの手続では、申請書の配布・回収だけで、これまで以上の苦労を要することが予想されます。

 このような中、今年10月から年末調整手続の電子化がスタートしました。これは、平成30年度税制改正により、令和2年分の年末調整から、生命保険料控除、地震保険料控除及び住宅借入金等特別控除に係る控除証明書等について、従業員から会社(勤務先)へ電子データによる提出が可能になったことを受けての動きです。

 昨今の状況から、年末調整における手続をペーパーレス化することは、年末調整手続きの効率化に加え、リモートワークの普及を後押しすることも期待されています。今回は年末調整を電子化する際の、具体的な手続の変更点やメリット、電子化に向けた準備等について見ていきたいと思います。

2.年末調整とは

 まず、年末調整について今一度確認したいと思います。

 年末調整とは、1年間の給与総額が確定する年末に、控除等を加味してその年に納めるべき税額を正しく計算し、それまでに源泉徴収した所得税との過不足額を徴収・還付によって調整する手続をいいます。給与所得者の収入に対しては、配偶者控除や扶養控除、生命保険などの保険料控除、住宅ローン控除などの適用が可能であり、年末にこれらすべての控除項目を加味し、再計算することで、初めてその年の正確な所得税額が確定されます。

3.電子化による年末調整手続の概要

 電子化された年末調整手続の流れを見るにあたって、イメージしやすいよう、従来の年末調整手続の流れと比較形式で以下の通り、まとめました。

年末調整手続き【従来】と【電子化後】の比較

【従来】 【電子化後】
従業員が、保険会社等から控除証明書等を書面(ハガキ等)で受領 従業員が、保険会社等から控除証明書等を電子データで受領
従業員が、①で受領した書面(ハガキ等)の内容を、保険料控除申告書等に、転記し、控除額を計算し記入 従業員が、①の電子データを「年調ソフト(※)」にインポート(自動入力、控除額の自動計算)
従業員が、②で作成した保険料控除申告書等と①の控除証明書等を紙で勤務先に提出 従業員が、②の年末調整申告書データと①の控除証明書等データを電子データにて勤務先に提出
勤務先が、③で提出された保険料控除申告書等に記載された控除額の検算、控除証明書等との照合を行った上で、年税額を計算 勤務先が、③で提出された電子データを給与システム等にインポートして年税額を自動計算
勤務先が、従業員から提供された各種書類を7年間保管 勤務先が、従業員から提供されたデータを7年間保管

(※)「年調ソフト」とは、年末調整申告書等について、従業員が控除証明書等データを活用して簡便に作成し、会社に提出する電子データ又は書面を作成する機能を持つ、国税庁が無償で提供するソフトウェア。その他、民間のソフトウェアもあり。

上記の通り、完全な電子化が実現した場合、紙ベースでのやり取りは不要となり、手続の簡素化が図れるのみではなく、自動計算により正確性も担保されます。

4.年末調整手続の電子化のメリット

 続いて、年末調整手続きを電子化することによるメリットについて、従業員・会社のそれぞれで見ていきます。

電子化によるメリット

従業員側 手書きによる手続(年末調整申告書の記入、控除額の計算など)が不要となり、年末調整申告書の作成が簡素化
書類紛失が無くなり、控除証明書等の再発行依頼が不要
会社側 年調ソフト利用により、控除額の検算が不要
控除証明書等との照合作業が不要
自動計算による記載誤りの減少及び従業員への問い合わせ事務の減少
書類保管コストの削減

5.年末調整手続の電子化へ向けた準備

 ここからは、前項までで確認したメリットを享受する為に、必要となる事前準備を見ていきたいと思います。

 まずは会社側が、今年どこまで電子化するのか、もしくはいつまでに、どこまで電子化するのか、といった電子化の基本方針を決定することがスタートとなります。方針決定後は、当該方針に沿って以下準備が必要となります。

電子化に向けた準備

会社側

①電子化の実施方法の検討

自社に適した年末調整申告書作成用のソフトウェアを選定

②従業員への周知

電子化に当たっては、従業員側でも、保険会社等から控除証明書等データを取得するための事前準備が必要になるため、早期の周知が必要。また①で決定した年末調整申告書作成用のソフトウェアや事務手順についてもあわせて周知する。特にマイナポータルを活用する場合は、マイナポータルの連携にマイナンバーカードが必要となるため、マイナンバーカードの取得時間も考慮しなければならない点に要注意。

③給与システム等の改修

従業員から受け取った年末調整申告書データや控除証明書等データを給与システムにインポートし、年税額等の計算を行うため、給与システムの改修が必要。また、令和2年分からの所得金額調整控除の額も勤務先にて計算するため、それに係る改修も必要。

④税務署への届出

従業員に年末調整申告書をデータ提供させる場合、所轄税務署長に「電磁的方法による提供の承認申請書」を提出し、承認を受ける必要がある。

従業員側

①年末調整申告書作成用のソフトウェアの取得

②控除証明書等データの取得

「マイナポータル連携」を利用する場合は、複数の控除証明書等データをマイナポータルを通じて一括取得が可能。この場合、保険会社などがマイナポータル連携に対応していることが前提。

 手続の電子化であることから、システムに関わる準備が必要であることは想像がつくものと思われますが、会社側の税務署への届出については、届出のみではなく、税務署からの承認が求められることに注意が必要です。届出から承認までの期間の目安として、届出を提出した月の翌月末までに却下の通知等がなければ、承認されたものとみなすことができるとされています。よって、少なくとも従業員から年末調整申請書をデータで受領する1か月前には税務署への届出を行う必要があるといえます。

 このように、完全な電子化の実現には一定の事前準備が必要であるため、今年中に完全電子化を行えない場合も考えられます。その場合には、来年以降の完全な電子化実現に向け、段階的に準備を行っていくことも可能です。

 例えば、控除証明書等のデータ取得には、保険会社や銀行側の電子化対応が前提となりますが、それが今年の年末調整時に間に合わないケースなどが考えられます。その場合、控除証明書等は紙ベースで取得し、年末調整申告書は年調ソフトを使って作成してデータで提出するといったケースも考えられます。こういた対応であっても全て紙ベースで行う場合と比較すると、一定の効率化を望むことができます。

6.おわりに

 今回は、年末調整手続の電子化について取り上げました。

 「行政のデジタル化」については、従前より指摘されていましたが、コロナ禍がその取り組みの活発化の契機になっています。年末調整の電子化も、平成30年度税制改正の時点で法整備がなされていたものですが、リモートワーク普及の影響も相俟って、予想以上に積極的に取り組む企業が多くなるのではないでしょうか。

 これまでの手続と大幅に変わることから、すぐには電子化を行わないという選択肢もありますが、今後、行政手続を含む様々な分野で、今までにないスピードで電子化が進むことが予想されます。年末調整の電子化にとどまらず、今後数年にわたるスパンで進展すると思われる行政の電子化にいきなり対応することは困難が伴います。近々での電子化を行わない場合でも、自社の状況を見直し、今後の方針を決定する必要があるのではないでしょうか。

執筆者
汐留パートナーズグループ
汐留パートナーズ税理士法人
代表社員 税理士 長谷川 祐哉
埼玉大学経済学部卒業。2015年税理士登録。
企業会計を中心とする深い知識により、顧客との強固な関係を築くのに成功している。
グローバル企業や上場会社及び上場準備会社に関する税務を担当している。

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