ペーパーレス化5つのメリットでスマートワークを実現

ペーパーレス化5つのメリットでスマートワークを実現

 2016年に提唱された働き方改革は、一億総活躍社会実現に向けた最大のチャレンジとされ、日本企業の労働環境を大幅に見直す取り組みをいいます。働き方改革関連法案が成立し、2019年4月1日から施行されるとのことで、各企業は法改正に対応した労務管理ができるよう準備を進めていく必要があります。

働き方改革 文書保存の課題

2019年、今こそペーパーレス化のチャンス

 業種によってその業務内容は様々であり、一概に働き方を改善と言われてもなかなか手をつけられないのが現状かと思われます。そのような中で、どんな業種にも共通しているのが「紙」ではないでしょうか?

 2005年4月に「e-文書法」が施行されるまで、法令によりあらゆる文書はすべて紙での保存が義務付けられていました。文書が紙として保存できていれば、手に取って確認できる安心感を得られます。一方で、契約書類や帳票、会議資料や議事録など社内外に関わらず、日々発生する大量の文書を保存するためにオフィスのスペースが占有されてしまったり、必要な書類を探すのに時間がかかってしまったり、チェック・押印のために上長が自席から離れられない等、多くのデメリットがあります。働き方改革が提唱するスマートワークとは程遠い状況といえます。

 2005年時点ではスキャンした書類の保存条件が厳しく、紙媒体の文書保存から脱却できない企業がほとんどでした。しかし、2015年・2016年に電子帳簿保存法の規制緩和が進められたことで、現在はペーパーレス化しやすい環境となりました。働き方改革に踏み出すなら、まさに今がチャンスなのです。

ペーパーレス化 5つのメリット

①文書保存スペースが不要に

文書保存スペースが不要に

 日々大量に発生する文書全てを保存するために、社内の一部スペースを利用したり、外部に倉庫を借りたりしている企業が多数かと思われます。

 ペーパーレス化が進み、それらを電子文書として残すことで問題なくなった場合。社内の文書保存用のキャビネットが不要となり、ワークスペースが広くとることができます。外部の倉庫を借りている場合であれば、そのコストを削減することができます。

②確認したい文書をすぐに見つけられる

確認したい文書をすぐに見つけられる

 「〇年〇月〇日の文書をすぐに確認しなければならない」といった状況、紙の文書だとファイルで整理していたとしても、見つけ出すまでに文書の保管場所へ立ち、該当ファイルを探し出し…かなり時間がかかってしまいます。

 電子文書であれば、検索機能を利用することで自席から動くことなく探し出し、確認作業に手間取ることもないのです。

③デジタルに回覧・申請可能

デジタルに回覧・申請可能

 文書を社内で共有したい場合、電子文書であれば外出先・遠隔地でも情報を共有することが可能です。申請処理も、データを印刷し、上長のところへ押印をもらいに伺い、申請書類を所定の保管場所へ持っていき…といった手間は不要。上長が社内にいなくても、電子文書であればシステム上で申請内容の確認や押印が可能となります。

④情報セキュリティとBCP対策

情報セキュリティとBCP対策

 紙の文書を社内ないし外部倉庫へ保管する場合、鍵があれば誰でもいくらでも手に取って閲覧することができます。一方、文書データであれば電子保存する際に文書ごとにパスワードをかけることができます。また、閲覧不要なアカウントに権限設定を行うことで、そもそも保管場所を見えなくすることができるシステムもあり、情報漏洩チェックが容易となります。

 また、火災や地震などの災害による文書喪失を回避できるため、BCP対策をとることも可能です。

⑤印刷コストを削減、環境貢献にも◎

印刷コストを削減、環境貢献にも◎

 これは自明ですが、文書を印刷する必要がなければ用紙やコピーのコストも削減できます。特に社内会議の資料などは、法令によって保存が定められていることも少なく、目に見えてペーパーレスの効果が期待できる部分と言えます。

 コスト削減はもちろん、紙の消費が減ることで、原料である森林の伐採や紙運搬の燃料の削減に繋がります。廃棄する紙の量も減るため、廃棄物処理による環境汚染を抑えることにもなるのです。

ペーパーレス化の注意点

ペーパーレス化の注意点

 これまで紙文書の保存デメリットをあげ連ねて参りましたが、ペーパーレスに全くデメリットがないかと言われればそうでもありません。

 ペーパーレス化に踏み出すことを躊躇する1番の理由が、「保存文書の喪失リスク」ではないでしょうか。文書の保存先がシステムダウンしてしまうと復旧まで閲覧はできません。最悪の場合、保存していた文書データが消えてしまった…というトラブルも起こり得るのです。

 ペーパーレス化を進めていく上で重要なのは、日頃からこまめにバックアップすることです。また、ランサムウェアなどウイルスに感染してしまうと、ウイルス駆除後でもデータが紛失してしまう可能性があります。外出時、家に鍵をかけて出ていくように、データを保存する際には暗号化しておくなど、セキュリティ対策をしましょう。

電子帳票システム「i-Reporter

タブレットを利用してペーパーレス化促進

 現行の文書を電子化するためには、使っていた様式をフォーマット化したり基幹システムに取り込む方法を考えたりと、業務内容を大幅に変更する必要があります。ペーパーレス化に取り組むためとはいえ、いきなり今まで作成していた文書の形式を変えるのは抵抗があるかもしれません。

 本記事で紹介する「電子帳票システム i-Reporter」は、現在お使いの帳票をそのままシステム上で使用できる現場帳票システムです。作成した帳票はすべて帳票データベースで一元管理でき、他システムとの自動連携が可能なので、一度帳票の定義を済ませてしまえば今までの業務内容を大幅に変更することなく、ペーパーレス化を図ることができます。

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 i-Reporterは製造業をはじめ、保守点検業務や、建設現場での工事記録、倉庫の管理、歯科診療など、帳票のある現場なら業種を問わず、幅広く利用できます。iOSやWindows上で操作できるアプリケーションのため、ノンストレスな操作性。ドキュメント管理機能で、図面や手順書などPDFやOffice文書、WEBページなどの関連図書を簡単、セキュアに閲覧することができます。外出先でも大量の文書を持ち歩く必要はありません。ペーパーレスのメリットを包括したシステムといえます。

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