Web-EDI3大煩雑業務あるある解消!失敗しない自動化ツール導入ポイント

Web-EDI3大煩雑業務あるある解消!失敗しない自動化ツール導入ポイント

「増える業務」と「増えない人手」、煩雑な業務を削減するには

 2018年10月のとある調査によると、「企業がどの程度人手不足を感じているか」という質問に対して、「正社員が不足している」と回答した企業は52.5%にものぼり、過去最高を記録しました。経営者だけではなく、実際に業務に携わる従業員の方もおそらく人手不足の波を感じているのではないでしょうか?増えない人手に対して、こなさなければいけない業務は増加の一方、ということは少なくないと思われます。

 本記事では「うちの会社でもあるある!」と感じられるような煩雑な業務を削減する自動化ツールをご紹介します。また、導入に失敗するケースの多い自動化ツールをうまく取り入れるポイントも合わせてご紹介します。

煩雑業務あるあるご紹介

 取引先の増加、効率的なシステムの普及など喜ばしい状況の一方で、現場で作業する人々に思わぬ負担がかかります。特に「作業自体は単純で操作さえ覚えれば誰もが出来るが、業務量が多く工数がかかる」業務例を挙げます。こういった作業はおしなべて長丁場になるにも関わらず、長時間続くため作業漏れなどのミスが発生する恐れがあります。

受発注データダウンロード

受発注データダウンロード

 ISDN回線の終了やインターネット回線の普及等により、Web-EDIを利用する企業が多くなっています。

 受注ルートがWeb-EDIの場合、担当者は取引先のWebEDIサイトに毎日アクセスし、受注内容を画面で確認、受注ファイルをダウンロードして、販売管理システムに手作業で入力、出荷後は納期回答や出荷実績報告などを送るといった業務の対応に追われます。Web-EDIは取引先ごとに用意されたサイトにアクセスし、先の処理を行う必要があります。これから先、従来のEDI利用企業がWeb-EDIを利用し始めれば、担当者の負担はさらに大きくなります。

POSデータダウンロード

POSデータダウンロード

 自社製品の売上を伸ばしていくために、小売業から開示されるPOSデータを加工・分析し営業活動や製品開発に利用している企業は少なくありません。企業は市場の様子を知るため、毎日もしくは毎週POSデータをダウンロードする必要があります。

 POSデータをダウンロードする先が複数ある場合、一方の小売業ではWEBサイトにログインし、期間や店舗等を指定すれば必要なデータがダウンロードできる、もう一方の小売業では商品の種類ごとに1つ1つデータをダウンロードする必要がある、等ダウンロード方法が異なることがあります。後者のような小売業のダウンロード方法を毎日こなすのは長時間の作業になり、ダウンロード漏れやデータ保存箇所のミスなど作業のクオリティが下がります。このようなタイプの企業が増えれば、作業者の負担は重くなりミスが増える可能性があります。

企業ごとの入金確認作業

企業ごとの入金確認作業

 銀行の入金確認作業は手作業で行います。銀行のWebサイト操作に時間がかかる、入金データを都度ダウンロードしなければいけない等、ミスや遅れが許されない作業でありながら、人的ミスが起こりやすい業務といえます。

RPA導入に失敗しないためのポイント

ルーチンワークを自動化し現場の業務を削減するRPA

 実はRPAを導入すれば、上記の業務は自動化することができます。上記の他にも自動化できる業務は多岐にわたり、1度導入してしまえば現場の業務削減は実現可能です。ところが、RPA導入を検討しようとインターネットで情報収集すると、「実際入れてみたが期待外れ」「思っていた動作をせず業務ストップしてしまった」といったマイナスな評価が散見されます。そこで、RPA導入に失敗しないために押さえておきたいポイントをご紹介します。

RPAへの過剰な期待

RPAへの過剰な期待

RPAは新入社員のようなもの!

 RPA導入で業務全体がすぐに大きく改善する、という期待を持つと期待外れな結果を招きます。RPAはシステムではなく「人材」と捕らえた方がイメージに近いかもしれません。現在行っている業務をRPAに教え、それらを代わりに行ってもらう・・・新しく社員が入社した時と同じような場面といえます。既存のシステムを「使う側」のソフトウェアであり、同僚として仕事を継続的に教えてゆくことで力を発揮するものですので、長期的に業務を改善するものとして考えましょう。

大規模PJで利用開始

大規模PJで利用開始

地道なスモールスタートが活用の近道!

 RPAは「年間10,000時間の業務時間削減に成功」のように目を惹く成功事例があります。このような大規模な成功事例は、いきなりその規模で運用を開始したわけではなく、スモールスタートで運用を開始し、徐々に適用範囲を拡大した結果なのです。RPAは使える環境や使い方がそれぞれ異なります。導入に当たってシステム面と業務面のすり合わせを行い、運用体制を確立し、RPAに携わる人材育成を行います。着実に活用を進めていくためには、RPA適用範囲を小さく設定し、少しずつ拡大しましょう。

業務プロセスが不明確

業務プロセスが不明確

RPAはイレギュラーの事態に対応できない!

 RPAが期待通り動作しない場合、原因のほとんどは業務を教え込む開発者側にあります。業務を処理する現場では、明文化されていない判断をそれぞれの経験から独自に行っていることがあります。本来、企業としては褒められない対応ですが、その対応によって業務がスムーズに回っていることもあります。そのようなケースを鑑みず、定型的な処理フローを作成すると、通常の処理では発生しない結果が出てきてしまうことがあります。業務担当者から慎重にヒアリングし、自動化する業務の選定を行いましょう。

業務自動化RPAツール「Autoブラウザ名人

ブラウザ上の定型業務を自動化するツール

 本記事でご紹介する「Autoブラウザ名人」は、ブラウザ上で行う定型的なルーチンワークをを自動化することで、業務の自動化・デジタル化を推進するRPAツールです。Autoブラウザ名人をご利用いただだくことで、インターネットエクスプローラーの起動、取引先のWebサイトへのアクセス、ログオン、メニューやボタンのクリック、ログオフなどを自動的に行うことができます。また、Excelや、さまざまなWindowsアプリケーションを利用した業務の自動化も可能ですので、業務の生産性が飛躍的に向上します。

Autoブラウザ名人製品ページ

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業務自動化RPAツール「Autoブラウザ名人」

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