文書電子化を促進するペーパレスツール選定ポイント4点ご紹介！

ペーパーレス化で業務負担軽減と柔軟な働き方促進を

情報技術の進歩に伴い、事業・営業活動にスピードが求められるようになりました。紙書類を電子化（＝ペーパーレス化）することで、場所を問わずに情報が即座に得られ、管理コストの低減も実現することが出来ます。

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政府が推進するペーパーレス化
 ペーパーレス化が進まない理由
 ペーパーレス化を促進する4つのツール選定ポイント
 ペーパーレス化を支援するツール紹介

政府が推進するペーパーレス化

軽減税率業務負荷軽減と2023年のインボイス方式導入に備えて

　財務省は2020年度の税制改正大綱に企業の税務手続きに関して、ペーパーレス化（電子化）を推進するための改正方針を盛り込むことを発表しました。今まで紙で行われていた手続きを電子化することで、バックオフィス業務の簡易化が加速されます。

　軽減税率導入による経理の業務負荷軽減や、インボイス制度導入に備えて、今後も政府は企業のペーパーレス化を推進します。企業側も紙文書の整理・削減を実施するために、ペーパーレスについての情報を収集する必要があります。

ペーパーレス化が進まない理由

　ペーパーレス化を調べると、「紙の保存場所が必要なくなる」「オフィスにとらわれない働き方ができる」「確認したい情報を検索しすぐに閲覧することができる」といったメリットが見られます。このようなメリットがあっても、ペーパーレスに踏み出せないという企業には、主に下記のような理由があります。

端末準備などイニシャルコストが高い

　ペーパーレス化に踏み出せない要因のひとつとして、「ツールの導入コスト」があります。
既存の紙の書類を電子化するためには何かしらのツールが必要となりますが、そうしたツールの導入には端末やサービス利用費などコストがかかります。

　準備費用はどうしても高く見えてしまいますが、実際、イニシャルコストは高くても、電子化をすることで印刷費や人件費など算出のしにくいコストを削減することが可能です。その点を認識してもらうことで、導入へのハードルを下げられます。

社員のITリテラシーに差がある

　社会人になったデジタル世代が増加し、IT機器に柔軟に対応している一方で、高齢層の方はまだまだ苦手意識を持っている方も少なくありません。社内の業務にいちいちデジタル端末が必要となると、端末操作の方法やセキュリティに対する知識、アプリケーションやソフトウェアの使い方を学ぶ必要があります。これまで行っていた業務から、作業内容が大きく変わることにストレスや不安を覚え、ペーパーレス化に踏み切れない場合があるようです。

　端末やアプリケーション・ソフトウェアの使い方が浸透するまでの教育コストも念頭に置く必要があります。

システム不良などの障害時に使用できない

　システム不良は頻繁に起こることではありませんが、仮にそのような障害が起こった場合、業務に大きく影響します。

　システム不良は懸念すべきリスクですが、火災や地震などの自然災害も同じリスクです。電子化している書類であれば、クラウドなどにファイルを保存しておくことでデータの喪失を防ぐことができますが、紙媒体の書類の場合は緊急時の持ち出しにも限度があります。紙の文書管理にはどのようなリスクがあるのかを考えることで、ペーパーレス化に向けた一歩を踏み出すことができるかもしれません。

ペーパーレスを促進する4つのツール選定ポイント

操作環境

専用ソフトウェアを購入しインストールするものは、利用できる端末が限られたりバージョン管理を自身で行う必要があります。
クラウド型のアプリケーションであれば、端末問わずどこでも利用することが可能です。

入力イメージ

普段使っていたExcelのフォームが、電子化ツール導入で変わってしまうと、新しいフォームに慣れるところから始めなければいけません。
教育コストをなるべく少なくするために、フォームの仕様が変わらないものを探しましょう。

カスタマイズ

「文書電子化ツールの既存機能だけでは自社業務に合わない」ということもあるかもしれません。
ツールによって自社向けのカスタマイズが可能か、もしくは既存の基幹システムとの連携は出来るかなど導入検討前に確認しましょう。

データ活用

文書の電子化における最大のメリットともいえるのが、情報を即座に確認できる点です。
電子化された文書を蓄積するだけではなく、その後に多様な検索・集約など「データ活用ができるか」も注目すべきポイントです。

ペーパーレス化を支援するツール紹介

　テレワークやリモートワークなど多様な働き方を推進する上で、ペーパーレスは必須です。ペーパーレス化を支援する文書電子化ツールは多くありますが、その中でも入力イメージが自社の仕様と合わなかったり、特有の業務に対応するカスタマイズが出来ないものもあります。

　本記事で紹介するWEB帳票システム「XC-Gate.ENT」は Excelでカンタンに電子帳票を作成できる電子帳票ソリューションです。各種紙帳票をペーパーレス化し、帳票業務の効率化を実現。設備などの点検業務、業務報告書、営業日報、食品製造での「HACCP」における衛生点検業務など、様々な用途に活用していただけます。