業務改善の第一歩はルーチンワークの見直しが鍵!

業務改善の第一歩はルーチンワークの見直しが鍵!

 どの地域・業種でも定型業務=ルーチンワークはあります。出社後一番にメールの確認を行い、1日の業務を予定、そして終業後に報告書をまとめ退勤…働く人の数だけルーチンは存在します。その中でも、印刷・封入・書類送付等といった誰が行っても同じ単純な作業は担当者からしても手間のかかる業務です。

 企業が「業務改善」を考えるには、こうしたあたり前になっているルーチンワークの見直しが重要です。「昔から行っている業務なのだから」「今まで出来ていたのだから」というような先入観に捕らわれず、本当に今の業務に必要なのか?と疑ってみましょう。

業務の見直しが労働生産性を向上させる

業務の見直しが労働生産性を向上させる

参考:経済産業省「2018年版 中小企業白書・小規模企業白書」

 経済産業省の中小企業白書によれば、設備投資やIT導入などの生産性向上に向けた取り組みを「業務プロセスの見直し」と合わせて実施した企業は、業務プロセス見直し未実施の企業よりも労働生産性が向上したという結果が出ています。システムやツール導入を検討するのであれば、自社の業務プロセスを見直す方がより効果が期待できるということです。

ルーチンワークを見直す重要性

 今まで行っていた業務の見直しに踏み切るのは、時間と手間がかかる上に効果が短期的に出ないので勇気が要ります。
しかし「皆がやっていることだから」「会社で決められていることだから」といって行うルーチンワークの中には、実はなくなっても困らない業務があるかもしれません。

単純作業中の無駄は気付きにくい

単純作業中の”無駄”は気付きにくい

かつては必要とされていた業務が、新しいツールやシステムの導入、社内環境の変化によって不必要になることがあります。
しかし、既にその業務が習慣と化していると作業の遂行そのものが目的となり、その業務の必要性を疑いにくくなります。

わずか10分程度のルーチンワークでも、1ヵ月間のうち20日働けば200分、1年働けば2400分(=40時間)です。
短時間のルーチンワークこそ必要性を見直し、継続するかどうか判断すべきかもしれません。

ルーチンワークは向上心を低下させる

ルーチンワークは向上心を低下させる

営業業務は「いくら売り上げる」、PG(プログラマー)・SE(システムエンジニア)業務は「〇時間工数削減」などそれぞれ目的があり、その目的達成のために業務をどのようにこなすか、効率化できないかなどを検討することができます。

しかし単純作業が多い定型業務=ルーチンワークは定期的に一定量発生し、且つ比較的短時間で終わります。目的は「こなすこと」そのものであり、そこからどう効率化しようか検討する機会がありません。
目的がない業務には向上心が生まれにくいため、結果業務の効率化を妨げます。

ルーチンワーク見直しポイント

①作業を単純化・標準化する

作業を単純化・標準化する

作業が複雑で属人化している…

  • 同じ業務なのに人によって成果がバラバラ
  • 書類作成に用いる計算式が複雑で覚えきれない
  • 紙の書類は内容チェックに時間がかかる
作業を単純化・標準化する

作業を単純・標準化すると…

  • 業務マニュアルを作成、誰でも同じ成果に!
  • Excelで計算式を登録、数値入力だけで欲しい数字を!
  • 書類はデータで確認、検索機能で時間短縮!

②文章やデータ入力のテンプレートを作る

文章やデータ入力のテンプレートを作る

書類作成形式が固まっていないと…

  • 報告書は文章構成から考えるのが面倒
  • 議事録に書いておいてほしいことが書かれていない
  • 書類のどこに何が書いてあるのか確認に時間がかかる
文章やデータ入力のテンプレートを作る

書類作成をテンプレート化すると…

  • 報告書テンプレート化で文章作成の手間を軽減!
  • 議事録テンプレート化で必須項目をチェック可能に!
  • テンプレートを決めておくことで確認が容易に!

③ITツール・サービスを駆使して自動化する

ITツール・サービスを駆使して自動化する

手作業で業務が煩雑…

  • 毎月毎月同じ作業を繰り返し行っている
  • システムが複数あり、同じ内容を毎度入力している
  • 書類の印刷から封入・送付までかなり時間を費やしている
ITツール・サービスを駆使して自動化する

ITツールで自動化すると…

  • RPA等の業務自動化ツールで繰り返し作業を改善!
  • 連携システムを導入し二重入力の手間を削減!
  • 帳票をデータ化し自動配信サービスで時間短縮!

文書自動配信サービス「AirRepo(エアレポ)」紹介

 ルーチンワークの中でも、毎月必ず発生する発注書や請求書、納品書の印刷・封入・送付業務は特に手間と時間がかかります。単純で誰が行っても結果が同じ業務ですので、上記の3ポイントの中で言えば、「③ITツール・サービスを駆使して自動化する」が有効と考えられます。

 本記事で紹介する文書自動配信サービス 「AirRepo(エアレポ)」は毎月の発注書・請求書・納品書などの自動送付・保管ができる「文書自動配信サービス」です。ファイルをアップロードするだけで、相手先に応じてメールやFAXで送信し、ファイルをクラウドストレージに保管、一元管理できます。

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