withコロナの働き方とRPA・AI-OCR活用

withコロナの働き方とRPA・AI-OCR活用

政府・自治体によるRPA活用

政府・自治体によるRPA活用

内閣官房新型コロナウイルス感染症対策推進室は2020年5月20日、UiPathと「新型コロナウイルス感染症関連対策に関するロボティック・プロセス・オートメーション(RPA)及びAI等の活用のための共同取組に関する協定」を締結しました。新型コロナウイルス感染症対策に関して、UiPath社が有するRPA、AI等に関する技術及び知見を最大限活用し、内閣官房新型コロナウイルス感染症対策推進室が行う感染防止対策や経済施策等の各種対策の迅速かつ効果的な推進を行うことを目的としています。

また、地方自治体では、総務省の掲げる「自治体戦略2040構想」に基づき、人口減少対策の1つとしてAIやロボティクスを使い業務の自動化に取り組みだしています。

政府や自治体は上記の通り、新型コロナ感染症・人口減少対策としてRPA導入による業務の合理化・自動化へ乗り出しています。民間企業も同様の立場に置かれていることから、これらの対策を講じる必要があるといえます。

テレワークを妨げる業務

テレワークを妨げる業務

参考:内閣府「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」より

東京では緊急事態宣言が発令された4~5月間で、約5割の人々がテレワークを経験しました。その後発表された「新しい生活様式」では、継続してテレワーク、もしくはローテーション勤務や時差出勤が推奨されています。

テレワーク利用拡大のために必要である事項として、内閣府の調査では「社内の打合せや意思決定の仕方の改善」、「書類のやりとりを電子化、ペーパーレス化」等が挙げられました。特に働き方改革で注目されていた書類業務が、テレワークを妨げる原因の1つとなっているようです。働き方を見直す今だからこそ、問題の業務を改善しなければいけません。

RPAとAI-OCRで実現する書類業務効率化

書類業務の自動化を検討するためには、まず紙書類の電子化(=OCR)が必要です。紙文書の文字データを取り込んだうえで、自動化ツール(=RPA)にて作業を登録する必要があります。

OCR
OCR

OCRは、手書きもしくは印刷された文字を、スキャナで読み取り、デジタルの文字データに変換する技術です。

近年ではOCRにAI(人工知能)が組み込まれているものもあり、文字認識率やレイアウト解析の精度が向上しています。このようなツールを用いることで、従業員は人にしかできない仕事に集中することができます。

RPA
RPA

RPAとは、人が繰り返しパソコン等を用いて行う定型業務を、ソフトウェアで自動化することを指します。

繰り返し行う・大量のデータを扱う・規定に基づいた作業は自動化に向いている、とされており、実際導入した企業の中には業務時間が大幅に削減できた例もあります。RPAを利用すれば、決済申請や支払入力、Excelからの仕訳入力、売上伝票や請求書のメール配信等、多岐にわたって業務自動化できます。

OCR選定のポイント

上述の通り、自動化を進めるためには紙書類のデータ化が必須となります。データ化を効率よく行うOCRは様々な製品があり、導入を検討する際は、特有の商習慣に対応しているか、導入の目的は何か、取り込んだ後はどのようにデータ処理する予定か等を鑑みて、選定する必要があります。OCR製品の選定にあたり、大きな2点のポイントを下記にてご紹介します。(RPA利用のポイントはこちらから

文字の認識精度

①文字の認識精度

AI-OCRは、帳票中の手書き文字と活字の割合によって文字の認識精度に差が出ることがあります。

読み込みに影響するのは文字だけではありません。帳票のどこに読み込む対象項目があるのか、項目が明確であるか、罫線の有無、チェックや丸印などの特殊文字、FAXの擦れ部分等、これらの要件のどれを優先するかで選定すべき製品が限定されます。

帳票の種類

②帳票の種類

AI-OCRはそれぞれの製品によって得意な帳票の種類があります。注文書、請求書、申込書の類、領収書など、読み込みたい帳票が何であるかは、製品選定のポイントの1つになります。

また、求められるAI-OCRの性能にも目を向けるべきでしょう。業界に特化した特殊な仕様の帳票などの場合は、特に注意が必要です。

あらゆるパソコン操作を自動化するRPA

紙書類のデータ化が完了次第、RPAを用いて自動化を開始することができます。自動化したい操作や、細かな運用が可能な製品を選びたいところです。

本記事でご紹介する「Autoジョブ名人」は、ブラウザからWindowsアプリ、Excel操作まで、あらゆるパソコン操作を自動化するRPAツールです。シナリオが作成しやすく、分岐や例外処理なども柔軟に対応することができます。独自のスケジュール実行機能やメール通知など、運用管理も充実しています。

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